Belgelerin çalışılması ve hazırlanması sürecinde, belgelerin kuruluşun kendi bölümleri tarafından onaylandığı veya belgelerin diğer kurumlar tarafından onaylanmasıyla ilişkili olduğu durumlarda, dahili olabilecek onaylarına önemli bir rol verilir. Yasal olarak doğru bir şekilde üzerinde anlaşmaya varılmış bir belge, yasalar, normlar ve kurallar tarafından öngörülen işlemleri yapma hakkını verir. Onay prosedürünü geçen belgeler mühürlenir veya kaşelenir.
Talimatlar
Aşama 1
Sorumlulukları belgelerin iç ve dış onayını içeren bir kuruluşun çalışanı olarak çalışmak, şirketin hangi departmanlarının onaylanmasından sorumlu olduğu hakkında net bilgi sahibi olmak gerekir.
Adım 2
Tüm çalışma süresi boyunca onaylanması gereken belgelerin bir listesini yapın. Onaylarından sorumlu departmanlar hakkında net olun. Zorunlu onaya tabi belge türlerini, bu işi yapmaktan sorumlu departmanları, pozisyonları, soyadlarını, adlarını, soyadlarını, telefonlarını ve e-posta adreslerini gösterecek bir tablo yapın.
Aşama 3
Onaylanması gereken belgeye karar verin. Kuruluşunuzdaki departmanlarla iletişim kurma sıranızı belirten bir plan yapın. Belgenin onaylanmasından sorumlu şirketin tüm bölümlerindeki her bir çalışanla konuşarak işin tamamlanması için son tarihleri öğrenin.
4. Adım
Belgenin onay şartlarına çok dikkat edin, departman çalışanı tarafından yapılan değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt verin. Belgede yapılan düzenlemeler hakkında herhangi bir şüpheniz varsa, tüm nüansları açıklığa kavuşturarak kuruluşun uzmanlarına danışın. Bu, gelecekte onay süresini kısaltmaya yardımcı olacak ve belgeyi yasal olarak doğru bir şekilde hazırlamanıza olanak sağlayacaktır.
Adım 5
Kuruluşun her bölümünde, onay prosedürünü geçtikten sonra belgeye vize konur. Bir departman damgası veya çalışanın pozisyonunu, adını ve imzasını gösteren “Onaylı” bir damga olabilir. Belgeyi onaylamaktan sorumlu her çalışanın belgeyi doğru bir şekilde imzaladığından emin olun. Aksi takdirde kuruluş başkanı tarafından imzalanmayacaktır.
6. Adım
Belgeyi onaylayan son bağlantı işletmenin başıdır. Belge, yalnızca yönetim, tüm departmanların çalışanları, işletmenin mührü veya mührü tarafından imzalandığında yasal olarak kabul edilmiş sayılır.
7. Adım
Çeşitli kurumların onayını gerektiren belgelerin dış koordinasyonu sırasında, başvurmanız gereken kuruluşların listesine göz atın. Koordinasyonda görev alan departmanlar, çalışanları hakkında detaylı bilgi edinin. Onları arayın veya gerekli belge listesini belirterek bir e-posta gönderin. Bir toplantı saatinde anlaşın.
8. Adım
Belgelerin dış onayına dahil olan kurum çalışanı için onay zamanı ve değişiklik yapma prosedürü ile ilgili konuların bir listesini hazırlayın. Mutabık kalınacak belgelerin listesini gösteren, öngörülen biçimde resmi bir açıklama yapın. Belgelerin onaylanma zamanlamasını ve yürütmelerinin doğruluğunu kontrol edin.
