Medya ile etkileşim birimi her zaman başlangıçta organizasyonun organizasyon yapısına dahil edilmez. Medya alanında çalışmaya hazır olma, organizasyonun gelişimi ile birlikte gelir. Bu gibi durumlarda, işe alınan basın sekreteri, basın servisini sıfırdan organize etmeli ve sistematik çalışmasını sağlamalıdır.
Kuruluş daha önce medya alanında hiç çalışmadıysa, yeni işe alınan basın servisi küratörünün aşağıdaki alanlarda ciddi bir eğitimden geçmesi gerekir:
- ana konuşmacıların seçimi;
- medyada yayınlanmaya uygun bilgileri sağlamak için yapısal birimlerle çalışma kurmak;
- basın servisinin teknik donanımı ve ilk medya planı
Yönetimden medyaya
Belirlenen noktaların her birinin tam olarak uygulanması önemli miktarda zaman alabilir. Ancak, öncelikler hakkında konuşursak, asıl mesele organizasyonun ana konuşmacılarını aramak olmalıdır. Medyayı çekmek ve kurumda sadece bir reklamcı değil, aynı zamanda bir muhbir olarak görmelerini sağlamak için kurumun liderleriyle çalışmak gerekecektir. Bunlar arasında - genel müdür, milletvekillerinin ofisi, bölüm başkanları ve alanlardaki bölüm başkanları. Bu kişiler, medya ile iletişim kurma ihtiyacını açıkça anlamalı, genel olarak bu alandaki her yorumun ve sistematik çalışmanın önemini anlamalıdır.
Çoğu zaman, medya etkinliğiyle en çok ilgilenen kişi bile, gazetecilerle iletişim kurarken konuşmacı kendini garip ve utanmış hisseder. Bu engelleri kaldırmak, basın servisi küratörünün görevidir. Bu, zaten tanınmış medya figürlerinin en iyi kamuya açık görünümlerinden örnekler içeren bir basın dosyasını göstererek yapılabilir.
Dahili muhbirler
Yönetime ek olarak, tüm departman ve departman başkanları şirketin medya amaç ve hedefleri hakkında bilgilendirilmelidir. Bunu, yönetimin basın servisine tam bilgi sağlama görevini belirlemesi gereken bir sonraki toplantıda yapmak daha iyidir. Tüm ekip üyeleri, bu sorumluluğun basın sekreterinin bir hevesi olmadığını, yönetimin yeni bir stratejik görevi olduğunu anlamalıdır.
Departmanlarla verimli bir etkileşim kurmak için, bilgi verilmesini beklemeden, içeriden işlerine kendinizi kaptırmaya çalışmak gerekir. Departmanların üç aylık raporları, yönetim ve doğrudan uygulayıcılar ile iletişim bu konuda yardımcı olacaktır. Herkesle dost olmak ve yeni bilgilere açık olmak basın servisinin etkin çalışmasının anahtarlarından biridir.
Şirketin belirli bölümleriyle çalışma sürecinde, sürekli olarak bilgi sağlamak zor olabilir. Çoğu zaman bu, bölüm uzmanlarının doğrudan iş hattında istihdam edilmesinden kaynaklanmaktadır. Meslektaşların şirketin bilgilendirme görevlerini ana sorumlulukların altında görmesine yönelik kızgınlığı gizlemek verimsizdir. Bu nedenle, belirli bir sıklıkta bilgi sunumu için iç düzenlemelerin oluşturulması konusunu gündeme getirmeye değer. Ve iç kurumsal ilişkilerin bundan zarar görmemesi için, basın sekreteri, departman çalışanlarını işle aşırı yüklememek için işlenmesi için bilgilere doğrudan erişim sağlama talebi ile doğrudan departman yönetimiyle iletişime geçmelidir. Tipik olarak, yöneticiler bu girişimleri memnuniyetle karşılar.
Tanıtıma ilk adım
İç hazırlık bittikten sonra halk seviyesine ulaşma aşaması başlar. Bu, potansiyel olarak şirket hakkında bilgi yayınlamak için medya platformları haline gelebilecek kitle iletişim araçlarının incelenmesini gerektirecektir. Stratejik hedeflere bağlı olarak, basın sekreteri özel yayınlarla sınırlı kalmamalıdır. Potansiyel bilgi ortakları arasında yerel, bölgesel ve federal düzeydeki haber ajansları, televizyon, radyo vb.
Medya statüsüne sahip olmasalar da verimlilik açısından çoğu zaman bilgi işlem meslektaşlarından daha iyi performans gösteren platformları küçümsemeyin. Bunlar sosyal ağlardaki, bilgi sitelerindeki vb. blogcular, gruplar ve topluluklardır.
Aracılar olmadan şirketin sosyal ağlardaki faaliyetini düşünmek gereksiz olmayacaktır. Hiç kimse bu görevle, şirketin çalışmalarını içeriden ve dışarıdan bilen bir basın merkezinden daha iyi karşılayamaz.
Hazırlık çalışmalarına paralel olarak, basın sekreterinin çalışma için gerekli teknik araçların bir listesini hazırlaması gerekecektir. Standart ofis malzemeleri setine ek olarak, bu bir kamera, ses kaydedici, malzemeleri depolamak için sabit disklerdir.
İlk medya planı - şirketin yakın gelecek için yayın stratejisi - medyanın önceden bilinmeyen bir kaynaktan gelen bilgilere karşı temkinli olacağı beklentisiyle hazırlanmalıdır. Bu, ilk başta ticari olarak çok sayıda yayını açıklayabilir. Nihai ayrıntılar üst yönetimle kararlaştırılmalıdır.
