Önemli belgeler - sözleşmeler, faturalar, eylemler - şirkette uzun süre saklanmalıdır. Bazı menkul kıymetler için bu süre beş hatta on yıldır. Belgelerin buruşmasını veya kaybolmasını önlemek için uygun şekilde dosyalanmalı ve arşivlenmelidir.
Gerekli
- - klasörler - bağlayıcı;
- - şeffaf dosyalar - cepler.
Talimatlar
Aşama 1
Bir sözleşme yapmak için, tüm ilgili taraflarca imzalanana kadar bekleyin. Her iki tarafın CEO'larından imza alın ve mühürlerini yapıştırın. Ardından belgenin kopyalarını alın ve ilgili herkese dağıtın.
Adım 2
Sözleşmeye bir numara verin. Rakam ve harflerden oluşmalıdır. Örneğin, 123-AB. Belgeyi imzalama numarasını girin.
Aşama 3
Bir sözleşme günlüğü oluşturun. Oraya belge numarasını, imza tarihini ve ait olduğu tüzel kişiyi girin. Numaralar, sözleşmenin ne zaman imzalandığına bağlı olarak birbiri ardına sıralanmalıdır.
4. Adım
Şirkette birkaç tüzel kişilik varsa, her sözleşme günlüğünün kendine ait olması gerekir. Bu karışıklığı önleyecektir.
Adım 5
Sözleşmeyi ayrı bir dosyaya koyun. Birden fazla sözleşme varsa, her şeyi tek bir cebe koyun. Bu, belgeleri karşılaştırmayı ve gerekirse bulmayı kolaylaştıracaktır.
6. Adım
Dosyayı bağlayıcıya yerleştirin ve özel tutucularla sabitleyin. Sıkıca doldurmayın, belgeler buruşacaktır. Klasörün sırtına tüzel kişiliği, içinde saklanan belgeleri ve imzalandığı yılı yazın.
7. Adım
Üç yılın bitiminden sonra sözleşmeli dosyalar depoya gönderilebilir. Onları karton kutulara katlayın ve neme erişilemeyecek bir yere koyun. Ambalaj üzerinde, belgelerin ilgili olduğu tüzel kişiliği ve sözleşmelerin imzalandığı yılı da belirtin.
8. Adım
Faturalar ve işlemler sözleşmelerle aynı şekilde dosyalanır. Ancak, kağıt bir belge kaydı yerine, elektronik bir belgeye sahip olmak daha iyidir. Örneğin, "1C: Muhasebe" programında. Buradan ücretsiz olarak indirebilirsiniz: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Bu, yalnızca tüm menkul kıymetlerin kayıtlarını tutmanıza değil, aynı zamanda bunlarla çeşitli işlemler gerçekleştirmenize de olanak tanır - ek kopyalar yazdırın, hataları düzeltin, vb.
