Bir ekip toplantısı, çatışma durumları da dahil olmak üzere çeşitli çalışma durumlarını analiz etmenin etkili bir yolu olabilir. Tartışmalı konuları alenen tartışır ve her çalışan için bağlayıcı kararlar alır. Toplu toplantıdan önce birçok hazırlık çalışması yapılmalıdır.
Talimatlar
Aşama 1
Toplantının ana konusunu formüle edin. Kural olarak, tek bir konu üzerinde toplu bir toplantı yapılır. Bu, örneğin, kuruluşun yıl içindeki çalışmasının bir analizi veya azaltılmış çalışma saatlerine geçiş olabilir.
Adım 2
Gündeminizi düşünün. Onun noktaları, tartışılması gereken belirli konular olacaktır. En az iki, en fazla beş olmalıdır. Soruları azalan önem sırasına göre sıralayın. Toplantının konusu oldukça geniş ise “Muhtelif”i son gündem maddesi olarak yazınız. Burada ana konudan biraz sapabilir ve şu anda ekibi ilgilendiren küçük sorunları tartışabilirsiniz.
Aşama 3
Hoparlörleri hazırlayın. Toplantı gündemindeki her madde hakkında ekipte görüşü yetkili kabul edilen yetkin bir çalışan konuşmalıdır. Yaklaşan rapor hakkında 1-2 hafta önceden onu uyarın ki kişi mesajı üzerinde sakince düşünebilsin. Toplantıdan 2-3 gün önce her konuşmacı ile konuşun, konuşma metninin hazır olduğundan ve belirtilen konuya uygun olduğundan emin olun.
4. Adım
Toplantı odasını hazırlayın. Kuruluşunuzun bir toplantı salonu veya başka bir toplantı odası olması iyidir. Aksi takdirde, mümkün olan en büyük odayı kullanın. Toplantı günü yeterli sayıda sandalyenin kurulu olması ve varsa projektör, bilgisayar ve mikrofonun bağlı ve kurulu olması gerekecektir. Ayrıca, her toplantı katılımcısı için önceden tartışılacak belgeleri içeren özel klasörler düzenleyebilirsiniz.
Adım 5
Toplantının tarihini, saatini ve yerini tüm çalışanlara bildirin. Geleneksel yöntemlerden birini kullanın: bir bülten tahtasına bilgi gönderin, bir e-posta gönderin, yapısal bölüm başkanlarını arayın, her çalışanla kişisel olarak konuşun. Seçiminiz, şirketin geleneğine ve çalışan sayısına bağlı olacaktır.
6. Adım
Toplantıya başlamadan önce katılımcıları kaydedin. Bu listeyi daha sonra protokole ekleyeceksiniz. Toplantıya, çalışanlar için planlanan ve duyurulan saatte başladığınızdan emin olun. Geç gelenleri beklemeyin, olayın önemini ve ciddiyetini gösterin.
7. Adım
Toplantının ana konusunu ve orada ele alınacak konuları duyurun. Ekipten toplantı için bir başkan ve sekreter seçmesini isteyin. Kural olarak, teşkilat başkanı veya vekili başkan olarak, katip veya büro müdürü sekreter olarak seçilir. Başkan toplantıyı yönetecek, düzeni sağlayacak ve kurallara uyacak. Sekreterin görevleri arasında ayrıntılı bir protokol tutmak yer alır: konuşmacıların konuşmalarını, onlara sorulan soruları, tartışmaları ve önerileri kaydetmek.
8. Adım
Yerleşik konuşma zaman çizelgesine bağlı kalın, aksi takdirde toplantınız gece yarısına kadar devam etme ve hiçbir zaman karar vermeme riskini taşır. Kural olarak, açılış konuşmacılarının 15-20 dakikası vardır, ancak 30'dan fazla olamaz. İkincil konularda yardımcı konuşmacılar 10-15 dakika içinde olmalıdır. Bir katılımcının seyircilerden konuşması 2-3 dakika ile sınırlıdır. Bir soruyu en fazla 5 dakika cevaplayabilirsiniz. Süre aşılırsa, kuralların sıkı bir şekilde hatırlatılması gerekir.
9. Adım
Toplantı gündemi belirlendikten ve herkes bir konuşma yaptıktan sonra toplantıyı kısaca özetleyin. Önemli kararlar alınmışsa, taslakları mevcut herkese yüksek sesle okunmalıdır.
Adım 10
Toplantıdan sonraki iki gün içinde tutanakların ve alınan kararların son halini hazırlamanız gerekir. Tutanak, toplantı başkanı tarafından kabul edilmeli ve imzalanmalıdır. Kararları ve bunların uygulanması için son tarihleri, bunları uygulamak zorunda olan tüm çalışanların dikkatine sunun.
