Giden belgeler, kuruluşun üçüncü taraf muhataplarına (tedarikçiler, tüketiciler, düzenleyici makamlar vb.) veya diğer şehirlerden meslektaşlarına gönderdiği resmi mektuplardır. Kural olarak, iki çalışan bu yazışmayı işleme sorumluluğunu paylaşır: derleyici ve katip. İlki, metnin hazırlanmasından ve üzerinde anlaşmaya varılmasından sorumludur. İkincisi mektubu kaydeder, orijinali hedefine gönderir ve bir hizmet kopyasını saklar.
Gerekli
- - şirketin Formu;
- - metin düzenleyicinin kurulu olduğu bilgisayar;
- - giden belgelerin kayıt defteri.
Talimatlar
Aşama 1
Eğer bir derleyici iseniz
Bir taslak belge hazırlayın. Giden mektuplar proaktif ve duyarlı olabilir. İlk durumda, herhangi bir resmi konuda başka bir kuruluşla veya belirli bir kişiyle yazışmaya başlarsınız (başlarsınız). Cevap mektubu, alınan talebe karşılık gelen bilgileri içermelidir.
Adım 2
Mektubu kuruluşunuzun antetli kağıdına iki kopya halinde yazdırın. Belgenin "başlık" olarak adlandırılan üst kısmının doğru biçimlendirildiğinden emin olun. Sağdaki formda yer alan şirket bilgilerine ek olarak, muhatabın verilerini ve mektubun başlığını içerir.
Aşama 3
Sol üst köşeye, belgenin gönderileceği kişinin unvanını, adının baş harflerini ve soyadını, bir kuruluşun veya kişinin adresini yazın. Bilgi belirtme prosedürü tamamen aynı olmalıdır, örneğin:
"LLC'nin Genel Müdürüne" Volna"
I. I. Sidorov
Raboçaya caddesi, 37, ofis on dört, Saratov, 109235.
4. Adım
Sağ tarafta, kuruluşunuzun ayrıntılarının altına mektubun başlığını yerleştirin. Kısa olmalı, metnin içeriğini açıkça yansıtmalıdır. Örneğin: "Bir binanın sıhhi durumunun planlı bir denetiminin yapılması hakkında" veya "Büyük onarımlara ihtiyaç duyan evler hakkında bilgi sağlanması hakkında".
Adım 5
Ana metne, muhataba hitap ederek ve bu mektubun kendisine gönderilme nedenini belirterek başlayın. Örneğin: “Sevgili İvan İvanoviç! 14 Ocak 2011'de kiralanan binanın sıhhi durumunun planlı bir denetimi hakkında sizi bilgilendiriyoruz”.
6. Adım
Giden belgenin ekleri varsa, bunları ana metinden sonra listeleyin, örneğin: “3 sayfada ek. 1 kopyada. Metnin son sayfasının en altında belgenin sahibi belirtilmelidir. Kural olarak, mektubun yazarı soyadını, adının baş harflerini ve iş telefonunu ana yazı tipinden daha küçük yazar.
7. Adım
Mektubu herhangi bir yönde kuruluşunuzdaki karar vericilerle kontrol edin. Örneğin, fonların harcanmasına ilişkin belgeler bir muhasebeci tarafından onaylanır ve vergi dairesinden gelen bir talebe verilen cevaplar bir avukat tarafından imzalanır. Mektubu onaylayan kuruluş çalışanları, metnin sonundaki ikinci nüshaya, şefin vize yerinin altına, transkript ile kişisel imzalarını koyarlar. Gerekli onaylar alındıktan sonra giden belge kuruluş başkanı tarafından imzalanır.
8. Adım
Kararlaştırılan ve imzalanan belgeyi katipliğe gönderin. Bir kopyasını saklamak istiyorsanız, ek bir kopya yazdırın. Katipten üzerine giden bir numara koymasını isteyin.
9. Adım
eğer bir katipsen
Gönderenden giden mektubu kabul edin. Ana detayların, onay vizelerinin, yaratıcı hakkında bilgilerin ve yöneticinin imzasının mevcudiyetini ve doğruluğunu kontrol edin. Mektuba eklerin varlığına dikkat edin.
Adım 10
Belgeyle ilgili bilgileri giden posta günlüğüne kaydedin. Kuruluşunuz elektronik belge yönetimine geçtiyse, veri tabanının bakımı için talimatlara uygun olarak ilerleyin. Geleneksel bir kağıt seyir defteri için katı kayıt kuralları yoktur. Bununla birlikte, pratikte, çoğunlukla aşağıdaki sütunlara sahip bir tablo kullanılır:
- tarih;
- giden belgenin numarası;
- muhatap;
- özet (başlık);
- belgenin yaratıcısı;
- Not.
11. Adım
Giden numara aşağıdaki gibi oluşturulur. İlk olarak, giden mesajların kopyalarının saklandığı klasörün stok liste numarasını belirtin. Belirli bir harfin seri numarasını kısa çizgi veya eğik çizgi ile yazın. Şunları alacaksınız: "01-14-256" veya "01-14 / 256", burada 01-14 vaka numarası, 256 belge numarasıdır.
Adım 1/2
Giden numarayı formun özel satırına girin. Bir cevap mektubu için, ilişkili olduğu gelen belgenin numarasını da belirttiğinizden emin olun. Mektubun ilk nüshasını (onay vizesi olmadan) bir zarfa koyun ve muhatabına gönderin. Belgenin bir kopyasını uygun dosya klasörüne dosyalayın.
