Zaman yönetimi, yapılacaklar listelerine öncelik vererek kendi kendini organize etmenin kurallarıdır. Kendi kendini organize etmenin farklı yolları vardır ve bunlar sizin kim olduğunuza bağlıdır: lider, oyuncu veya "orta düzey" yönetici. Bu makale yöneticiler için zaman yönetimine odaklanacaktır.
Bir lider, serbest çalışan, serbest çalışan bir girişimci, bağımsız olarak kararlar alır ve bunlar için kişisel sorumluluk taşır, bu nedenle öncelikleri belirlemesi, hedefler belirlemesi ve kişisel katılımını gerektirmeyen şeyleri devredebilmesi onun için önemlidir.
Bir yönetici için zaman yönetimi teknikleri:
Sistem ABC
Öncelikli yapılacaklar listesi derlemesi. Öncelik A konuları çok önemlidir. Öncelikli "B" meseleleri sadece önemlidir ve sonra "C" önemli meseleler değildir. Listedeki tüm görevler öncelik sırasına göre gerçekleştirilir ve bir öncekinden görevleri tamamlamadan bir sonraki gruba geçemezsiniz. Günün sonunda veya ertesi gün yapılacak bu yapılacaklar listesiyle, en önemli şeyleri yapmak için ne kadar zaman harcandığını ve geri kalanlar için ne kadar zaman harcandığını analiz etmek kolaydır. ABC sistemi, günlük planlama için mükemmeldir.
Eisenhower Matrisi
Bu matrisin özü, faaliyetlerin ve faaliyetlerin aşağıdaki gruplara ayrılmasıdır:
- "Acil ve Önemli". Önce yapılmaları gerekiyor.
- "Önemli ama acil değil." Bunlar bizi geliştiren, geliştirebileceğimiz işler ve projelerdir. Bu tür şeyleri sistematik olarak yapmanız gerekiyor, çok zaman alıyorlar. Önemli ama acil olmayan bir konudan, ancak acil ve önemli bir konuda dikkatin dağılması mümkündür (1).
- "Acil ama önemli değil." Bizi önemli konulardan uzaklaştıran tek şey bu. Bu tür durumlar bize bir fayda sağlamaz, uygulanması mümkün olduğu kadar delege edilmelidir.
- "Acil ve önemsiz değil." Bu tür şeyleri "acil ve önemli" veya "önemli ama acil olmayan" hale gelene kadar yapmamak en iyisidir.
Eisenhower Matrisi, günlük veya aylık planlama için uygundur.
Kafanın başka bir zaman yönetimi hilesi -
Boston Matrisi
İki kriter kullanır:
- Fayda (İş şu anda karlı mı?);
- Perspektif (vaka umut verici mi?). Bu, projeden hemen bir fayda sağlanmadığı, ancak gelecekte mümkün olduğu anlamına gelir.
Ve bu soruların cevaplarına bağlı olarak projeler kategorilere ayrılır:
- Karlı ve gelişen bir proje Yıldız kategorisidir.
- Gelecekteki faydaları için çok emek gerektiren bir proje Problem Çocuk kategorisidir. Belki de "Zor Çocuk" dan gelecekte bir anlamı olmayacak, ancak her şey yolunda giderse, süper sonuçlar getirecek ve yeni bir "Yıldız" olacak.
- Fayda sağlayan ancak beklentileri olmayan projeler - "Nakit inekler".
- Projeler - "Köpekler". Bu projeler çok çaba gerektirir, ancak geliştirme seçenekleri yoktur ve fayda sağlamaz.
Boston matrisi ilkesini takiben, projelere ana dikkat gösterilmelidir - "Yıldızlar", "Köpekler" den tamamen reddediyoruz. "Zor Çocuk" bir "Köpek" olursa, o da terk edilmelidir. Cash Cows projeleri ihtiyaç duydukları kadar ilgi görüyor, ancak daha fazla değil. Nakit inekler de Köpek olabilir ve onlara göre davranabilir.
