İş yazışmalarının karmaşıklığı birçok kişiye aşinadır. Tedarikçilerinize yazılı başvuruda bulunurken tek bir detayın atlanmaması gerekir. İyi yazılmış bir mektupta, bazen şirketle daha fazla ilişkilerin nasıl gelişeceğine bağlı.
Bu gerekli
- Şirket Detayları;
- muhatap ayrıntıları;
- iş yazışmalarına ilişkin şirket düzenlemeleri;
- teslimat sözleşmesi;
- Rusya Federasyonu mevzuatı (medeni kanun).
Talimatlar
Aşama 1
Bir tedarikçiye mektup yazarken ilk adım, şirketin ayrıntılarını gösteren bir kaşe yazmaktır. Yüzsüz bir mektubun muhatabı üzerinde herhangi bir etkisi olmayabilir. Kuruluşun adını doğru bir şekilde doldurun, gerekirse tedarikçi ile iletişime geçen kişinin departmanını ve pozisyonunu yazın. Organizasyon detayları mektubun başında ve sonunda belirtilmelidir. Yasal ve fiziksel bir adres, telefon numarası olmalıdır. Ayrıca, bu mektubun kime hitap ettiğini de yazın.
Adım 2
Kuruluşlar arasındaki işbirliğinin hangi belgelere dayanarak geçerli olduğunu belirttiğinizden emin olun. Böylece muhatap gerekli belgeleri hızla bulacak ve mektup metninde ne söylendiğini anlayacaktır.
Aşama 3
Adı ve soyadını biliyorsanız, muhataba saygılı davranın, muhatabı mektupta bu şekilde adlandırmanız önerilir. İtirazınızın özünü mektubun gövdesinde belirtin. Gerekli tüm ayrıntılar ayrıntılı olarak, tarihler ve olgularla açıklanmalıdır. Mektupları, tedarikçiden tam olarak ne istediğinizi belirten bir mesajla bitirin. İhtiyaçlarınızı, talebinizi, itirazınızı özel ve adresli bir şekilde yazın. Söylenenlerde belirsizliğe izin vermek imkansızdır, çünkü belirsiz ifadelere yanlış bir tepki gelebilir.
4. Adım
Metnin sonunda abone olun. Talebin tarihini girin, ayrıca bir imza gereklidir. Çoğu durumda, tedarikçiye gönderilen mektup, bir şirket mührü veya damgası ile onaylanmıştır. Bazı kuruluşların yönetmeliği vardır, kuruluşunuzun böyle bir yönetmeliği olup olmadığını kontrol edin.
Adım 5
Mektubun iki nüshasını yazdırın, böylece mektubun metni ve tarihi her zaman elinizin altında olur, giden belgelerde bir kopyasının dosyalanması tavsiye edilir.
