Birikmiş çok fazla belge olduğunda ve bunlar bir yığın halinde olduğunda, hangisinin neyi ifade ettiğini anlamak zor olabilir. Doğru belgeyi bulmak daha da zor. Bu sorunu çözmek için belgelerinizi düzenlemeniz gerekir. Açıklanan yöntem yalnızca kağıt üzerinde belgeleri düzenlemek için uygun değildir, elbette küçük varsayımlarla elektronik biçimdeki belgelere de oldukça uygundur.
Talimatlar
Aşama 1
Belgeleriniz çok fazla olsa bile düzenlemek kolaydır. Mevcut tüm belgeleri gözden geçirin ve bunları sıralayacağınız kategorilerin bir listesini yapın. Bu listede alt kategoriler olup olmayacağını belirleyin. Örneğin, genel sözleşmeler kategorisinde, tedarik ve hizmet sunumu için sözleşmeler ayırt edilebilir. Siparişler arasında, şirketin faaliyetlerine ilişkin genel siparişleri ve personel siparişlerini vurgulayın.
Adım 2
Kategori listesi tamamlandıktan sonra belgeleri nasıl ve nereye yerleştireceğinizi belirleyin. Ofis malzemeleri (klasörler, dosyalar, renkli çıkartmalar) satın alma maliyetleri konusunda yönetimle anlaşın, çünkü eski ufalanan klasörlerle uğraşmak zorunda kalmazsanız, belgeleri sıralamak ve dağıtmak daha keyiflidir.
Aşama 3
Mevcut belgeleri derlediğiniz listeye göre sıralayın. Bunları ayrı yığınlara yerleştirin. Gerekirse, üzerlerine bir kalemle yazın veya bir çıkartma yapıştırın (sıralama işlemi sırasında kafanız karışmaması için).
4. Adım
Bir kategorideki (alt kategorideki) belgelerin klasöre sığıp sığmayacağını değerlendirin ve dosyalayın. Belgeleri hazırlanma tarihine göre düzenlemek daha iyidir. Kural olarak, günlük işlerde belgeler, en yeni belgeler en üstte olacak şekilde oluşturuldukları sırada dosyalanır. Vakaları arşive aktarırken, sıra değişir (en üstte en eski belge, altta - en geç oluşturma tarihine göre).
Adım 5
Farklı yıllara ait belgeleri aynı klasöre dosyalıyorsanız, bir yılı renkli bir çıkartma veya daha büyük bir sayfa ile görsel olarak ayırın. Bu tür yer imleri, gelecekte istenen belgeyi bulmayı çok daha kolaylaştırır.
6. Adım
Bir sonraki belge için bir ek yapın.
7. Adım
Gerekirse, her klasörün içeriğini, oluşturulma tarihini ve bakımın sonunu, depolama yerini vb. gösteren belgelerle birlikte tüm klasörlerin bir kaydını hazırlayın. Klasörleri, bunları kullanmaya uygun olacak şekilde düzenleyin ve bir ton atık kağıt aracılığıyla onlara "geçmek" zorunda kalmazsınız.
