Bir PR yöneticisi işi hakkında bilgili olmalıdır. Bu, basın dosyaları veya medya dosyaları olarak adlandırılan önemli bilgilerin arşivlerini koruma ihtiyacını açıklar.
PR yöneticisi arşivi
Kurumun itibarını doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen tüm önemli haber, kişi ve olaylar için basın dosyası toplanır.
Aşağıdakilere göre ayrı dosya dolapları tutmak en uygunudur:
- düzenli ve tek seferlik etkinlikler: sergiler, seminerler, yuvarlak masa toplantıları, toplantılar ve iş yemekleri;
- kilit kişiler, kanaat önderleri, kuruluşun pozisyonunun müttefikleri ve muhalifleri;
- Halkla İlişkiler servisi tarafından düzenli olarak ele alınan konular. Sadece kuruluşun kendi materyallerini değil, aynı zamanda halkın tepkisini, editoryal materyalleri, uzman yorumlarını vb. toplamak önemlidir.
- endüstri medyası ve gazeteciler.
Herhangi bir arşiv gibi bir basın dosyası da bilgilerin düzenli olarak güncellendiği ve taze bilgilerin özenle toplandığı dinamik bir bilgi tabanı olmalıdır.
Toplama tekniği
Teknik tarafta, basın dosyası basılı veya elektronik olabilir. Çoğu zaman, basın dosyası üzerindeki çalışmayı en aza indirmek için, her iki tamamlayıcı arşiv seçeneğine de izin verilir.
Basın dosyası, medyadaki yayınları, PR servisinin kendi materyallerini içerir. Kişiler için biyografiler, fotoğraflar, kişisel veriler (kişinin izni ile), kişisel iletişim bilgileri ve yardımcıların telefonları kullanılmaktadır. Etkinlik programları, kararlar, katılımcıların bildirileri ve organizatörlerin temaslarından etkinliklerle ilgili basın dosyasının derlenmesi önemlidir.
Basın dosyasında özel bir yer, medya ve gazeteciler hakkındaki bilgiler tarafından işgal edilmektedir. Bir PR uzmanı, kuruluşun şu anda yazı işleri ofisi ile etkileşimde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın, her bir özel medyanın ayrıntılı bir tanımını yapmalıdır. Ham veriler, dolaşım (basılı bir yayın ise), katılım (İnternet kaynakları için), kurucular, CEO, editör ve endüstri gazetecileri hakkında bilgileri içermelidir.
Tüm medya ortaklarının doğum tarihleri, editoryal hiyerarşide hangi pozisyonda yer aldıklarına bakılmaksızın asla gereksiz olmayacaktır. Sıradan bir çalışan ve bir medya şirketinin başkanı, arkadaş canlısı bir kuruluşun PR servisi onları küçük bir kartpostal veya yemyeşil bir buket çiçekle tebrik ederse eşit derecede memnun olacaktır. Gazeteciler hakkındaki bilgiler en iyi şekilde kuruluşun bilgi yeterliliği ile sınırlıdır. Halkla ilişkiler servisi, materyalin hazırlanması için organizasyon hakkında bir analist hazırlayıp muhabire teslim ettiyse, basın dosyasında bununla ilgili bir işaret bırakmalısınız. Bu, tekrarlanan temasa sahip iş arkadaşları arasında farkındalığın başlangıç noktasının bilinmesini kolaylaştıracaktır.
Basın dosyasının doldurulması, PR servisinin medyayı ne kadar dikkatli bir şekilde analiz ettiği ile doğrudan ilgilidir. Halkla ilişkiler yöneticisinin organizasyonunun faaliyetlerine yakın bir konuda yeni bir makale çıkar çıkmaz, basın dosyasına dahil edilmelidir. Ayrıca video hikayeleri, yazarın sütunları, yetkili blog yazarlarının kayıtları ve diğer bilgilerle de yapmalısınız.
Basın dosyasına erişim
Uzun bir süre boyunca bir basın dosyası oluşturulursa, o zaman oldukça sık, açık kaynaklardan gelen bilgilere ek olarak, sözde içeriden biri görünür. İçeriden öğrenilen bilgilere genellikle henüz resmi olarak teyit edilmemiş resmi olmayan kaynaklardan alınan bilgiler denir. Kuruluşların resmi temsilcileri bu tür bilgileri uzun süre “yorum yok” durumunda tutabilir, bu nedenle, basın dosyasında bir kez, PR yöneticisi üçüncü şahısların arşive erişimini kısıtlama gereğini hatırlamalıdır.
Basın dosyalarına erişimi kısıtlamaya yönelik bir başka teşvik de, genellikle kişilerle ilgili bilgilerle desteklenen kişisel verilerdir. Kuruluşun diğer çalışanları, diğer kuruluşların PR uzmanları ve diğer ilgili taraflarla iletişim kurarken bunu hatırlamak önemlidir. Basın dosyası öncelikle organizasyonun iç kullanımı için geliştirilmiştir.
Bu aynı zamanda bilgi sızıntısını önlemek için ek güvenlik sistemleri kurma ihtiyacını da açıklar. Kağıt malzemeleri, erişimi kesinlikle sınırlandırılması gereken klasörlerde toplamak önemlidir. Elektronik veri tabanları, talep üzerine PR departmanının çalışanlarına - kuruluşun yönetimine sunulmalı, ancak çok çeşitli kurumsal bilgilere kapalı olmalıdır.
