Şirketlerde ortaklar, tedarikçiler, çalışanlar, müşteriler ile iletişim kurarken bir iş mektubu kullanılır. Bu belge, şirketin olumlu bir imajının oluşturulmasında önemli bir rol oynamaktadır. Bu nedenle, bir iş mektubunu doğru, yetkin, açık, basit ve kolay bir şekilde oluşturmak gerekir. Bilgilendirici olmalı ve kuruluşun alıcıdan ulaşması gereken hedefi takip etmelidir. Bir iş mektubunun ne olduğunu anlamak için yapısına daha yakından bakmanız gerekir.
İş mektubunuzun sağ köşesine şirket logonuzu koyun. Şirkette yoksa, kuruluşun adını, yasal adresini ve kural olarak damgada bulunan zorunlu ayrıntıları yazın. Bunlar TIN, KPP, cari hesap, muhabir hesap, BIK ve hesap ve açıldığı banka ile ilgili diğer bilgilerdir.
Şirket logosu ve damgasından sonra, iş mektubu belirli bir kişiye gönderilmişse alıcının kişisel verilerini girin. Belge şirkete gönderildiğinde adını, bulunduğu yerin adresini yazın.
Sayfanın ortasına alıcıya bir itiraz yazmalısınız. Mektup belirli bir kişiye yönelikse, örneğin şöyle yazın: "Sevgili Petr Efremovich!" Bir şirkete mektup gönderildiğinde, şu seçenek mümkündür: "Değerli ortaklar!" Lütfen muhataba hitap ederken kelimelerin kısaltılamayacağını unutmayın. Mektup kişiselse, şöyle yazabilirsiniz: "Sevgili Yuri Albertovich!"
Bir iş mektubunun gövdesinde, önce belirli bir durumu tetikleyen olayları yazın. Ardından, mektubun amacını belirtin. Belgenin bu bölümünü dikkatlice düşünün. Açıkça, kısaca, erişilebilir bir dilde, bir iddia, davet, istek, teklif, yanıt, tebrik, istek veya mektubu yazmanızı isteyen başka bir amaç yazın.
Ardından iş mektubunu özetleyin, yani muhataptan almak istediğiniz sonucu yazın. Örneğin, ortağınızı bir mal sunumuna davet ederseniz, aşağıdakileri belirtmelisiniz: "Sergiyi ziyaret edeceğinizi umuyoruz, doğru ürünü seçin."
Bazı durumlarda, belgeler iş mektubuna eklenir. Örneğin partnerinizi bir sergiye davet ederseniz, alıcıya bu etkinliğe bir davetiye ibraz ettiğinizden emin olun.
İş mektubunuzu doğru bir şekilde tamamlayın. Genel olarak, "Saygılarımızla …" sözlerini yazmanız ve ardından adına belgenin düzenlendiği kişinin kişisel verilerini ve irtibatlarını belirtmeniz gerektiği kabul edilir.
