Kişisel dosya, çalışan hakkında gerekli kişisel bilgileri ve kıdemine ilişkin verileri içeren bir çalışan için tüm belge hacmidir. Kişisel dosya her çalışan için ayrı ayrı ayrı bir klasörde tutulur. Çalışanın kişisel dosyasının çalışan hakkındaki bilgileri uygun şekilde sistematik hale getirmesini mümkün kılmak için, oluşumu için belirli kurallar vardır.
Talimatlar
Aşama 1
Unutulmamalıdır ki özlük dosyası sadece kamu hizmeti kurumları çalışanları için zorunlu olarak yürütülür, özlük işlerinin yapılıp yapılmayacağına diğer tüm işverenler karar verir. Aynı zamanda, çalışanların özlük dosyalarının yönetimine ilişkin karar verilmişse, belgelerin büro çalışması kurallarına uygun olarak düzenlenmesi gerekir.
Adım 2
Bir çalışanın kişisel dosyası, çalışanın profili, biyografisi, tavsiyeleri ve özellikleri, eğitimle ilgili belgeler vb. dahil olmak üzere oldukça fazla miktarda belge içerir. Bir çalışanın kişisel dosyasının vazgeçilmez özelliklerinden biri, dava belgelerinin dahili bir envanteridir.
Aşama 3
Dahili bir belge envanteri yapın - bu, davaya yatırılan ilk belgedir. Kişisel dosya kronolojik sıraya göre oluşturulduğu için envanter de aynı şekilde derlenmektedir. Böylece, başlangıçta, işe alım sırasında çalışandan hazırlanan ve alınan tüm belgelerin listesi envantere girilir. Gelecekte, yeni belgelerin alınması üzerine, belgeleri davaya dosyalayın ve kronolojik sırayla envantere girin.
4. Adım
Bir çalışanın kişisel dosyasını tutarken, dosyalanan her belgeye bir seri numarası atayın. Sayfaları ayrı numaralandırma ile etiketleyin. Ayrıca, belgenin kategorisine bağlı olarak ona özel bir dizin atayın.
Adım 5
Kişisel dosya belgelerinin dahili envanterine veri girerken, her belgenin seri numarası ve indeksi, belgenin tam adı ve bu belgenin kapladığı durumda sayfa sayısı hakkındaki bilgileri belirtin. Envanterin yapıldığı sayfaları, vakanın genel dizisinden ayrı olarak numaralandırın. Dahili envanteri kendi imzanızla ve pozisyonu gösteren transkriptiyle onaylayın. Dahili envanterin doğru doldurulması, çalışanların kişisel dosyalarını sistematize etmenize ve çalışanla ilgili bilgilere kolay ve verimli erişim sağlamanıza olanak tanır.
