125-F3 sayılı Federal Yasanın 17. Maddesi uyarınca emekli çalışanların dosyaları arşive aktarılabilir. Belgeleri teslim etmeden önce, dosyalanmalı, numaralandırılmalı, envantere alınmalı ve bir kapakla süslenmelidir. Bu, yetkili bir personel görevlisi tarafından yapılmalıdır.
Gerekli
- - dosya;
- - bütün belgeler;
- - kalem;
- - envanter;
- - teslimat listesi.
Talimatlar
Aşama 1
İşten ayrılan bir çalışanın dosyasını arşive aktarmak için belgeleri ters kronolojik sıraya göre düzenleyin. Bu, işe başladığınızda, ilk sayfası bir iş başvurusu olan bir kişisel dosya oluşturduğunuz anlamına gelir. Dosyayı arşive taşırken ilk sayfa istifa mektubu olacaktır.
Adım 2
Bir çalışanın kişisel dosyasını doldururken, aynı zamanda dosyalanacak belgelerin bir envanterini hazırlayın. Arşive aktarmak için kişisel bir dosyada, mevcut tüm belgeleri dosyalayın: bir anket veya özgeçmiş, eğitim belgelerinin kopyaları, istihdam emirlerinin kopyaları, işten çıkarılma ve çalışanın çalışması sırasında verilen diğer emirler. Bunlar, ücretleri artırma veya düşürme, transfer etme, ek görevleri yerine getirme vb. emirler olabilir. Ayrıca çalışanın kurumunuza sunduğu tüm sertifikaları, iş sözleşmesinin bir kopyasını, ek sözleşmeleri, çalışanın çalışmasıyla ilgili düzenlemeleri ekleyin.
Aşama 3
Dosyayı bir klasöre dosyalayın, sağ üst köşedeki tüm sayfaları numaralandırın. Bu basit bir kalemle yapılmalıdır. En üstte, envanteri dosyalayın, klasörü imzalayın, harf kodunu çalışanın soyadının ilk harfine ve ayrıca şirketinizden işten çıkarılma yılını çok sayıda klasörün kapağına koyun.
4. Adım
Bir çalışanın veya bir yıl içinde ayrılan birkaç çalışanın işten çıkarılma yılını takip edebilirsiniz. Birkaç çalışanın muhasebesini yapıyorsanız, tüm kişisel dosyaları ortak bir klasöre koyun ve işten çıkarılma yılını kapakta imzalayın. Bir klasörde maksimum 250 sayfa saklanabilir. Her karmaşık davayı yalnızca işten çıkarılma yılına göre değil, aynı zamanda soyadı alfabesine göre de oluşturun.
Adım 5
Tüm vakaları arşive aktarırken bir teslimat listesi hazırlayın. İlk sütunda, vakaların sıra sayılarını, ikincisinde, isimlendirmeye göre tüm vakaların endekslerini belirtin. Üçüncü sütun başlık adlarına göre, dördüncü sütun tarihlere göre, beşinci sütun sayfa sayısına göre, altıncı sütun raf ömrüne göre, yedinci sütun ise notlar veya eklemeler varsa doldurabilirsiniz.
