Personel emirlerini hazırlarken, yasal önemine çok dikkat etmek gerekir. Yasal olarak bağlayıcı olmaları için, kayıt indeksi veya başka bir deyişle belge numarası da dahil olmak üzere bir dizi gerekli ayrıntıyı içermeleri gerekir. Siparişleri kaydetme kuralları kurumun yerel belgesine göre belirlenir, ancak genel kurallar da vardır.
Talimatlar
Aşama 1
Personel siparişinin sıra numarası aynı zamanda sicil numarasıdır (endeks). Personel için tüm siparişlerin (siparişlerin) numaralandırılması, özel kayıt formlarında her bir idari belge grubu için ofis yılı boyunca ayrı ayrı tutulmalıdır.
İş yılı genellikle takvim yılına denk gelir (1 Ocak - 31 Aralık). Ancak, örneğin, ofis yılının 1 Eylül'de başladığı kültür, eğitim vb.
Adım 2
Başlangıç olarak, tüm siparişleri ayrı gruplara ayırın. Kağıtları raf ömürlerine göre uzun süreli saklama belgeleri ve kısa süreli saklama belgeleri olarak ikiye ayırın.
Çok sayıda çalışanı olan büyük kuruluşlarda, kolaylık sağlamak için aynı depolama süresine sahip siparişler dizisi içinde homojen bir konuda birkaç grup seçin.
Örneğin, uzun süreli depolama için belgeler gruplara ayrılabilir: kabul emirleri, işten çıkarma emirleri, transfer emirleri. Ve kısa süreli saklama belgeleri serilere ayrılabilir: tatil siparişleri, iş gezileri için siparişler.
Çok sayıda personeli olan kuruluşlarda, bazen her bir personel kategorisi için siparişlerin harf tanımlarını geliştirmek gerekir.
Aşama 3
Ayrıca, bu sipariş gruplarının her birini özel formlarda personele kaydedin. Kayıt formu olarak günlük, kayıt ve kontrol kartları veya elektronik belge yönetim sistemi kullanabilirsiniz. Bu formların her birinin avantajları ve dezavantajları vardır.
Genellikle birbirinin kopyası olan kayıt ve kontrol kartları ile elektronik dosya dolapları, düzenleme ve arama için daha uygundur. Günlükler daha fazla bilgi güvenliği sağlar.
Kayıt formlarının katı bir standardı yoktur, ancak genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:
- tarih;
- siparişin seri numarası;
- kim imzaladı (pozisyon, soyadı);
- siparişin bir özeti;
- baz;
- icracı.
4. Adım
Şimdi, siparişleri çerçeveye göre numaralandırmak için ilgili günlüğe bakmanız ve bir sonraki dizini belgeye atamanız yeterlidir.
