Bilgisayar teknolojisi çağında, ortaklar giderek daha fazla uzaktan iletişim kurarak kişisel toplantılar ve müzakerelerle zaman kaybetmemeyi tercih ediyor. Bu nedenle, modern bir yöneticinin hayatında iş yazışmalarının küçük bir önemi olmaması şaşırtıcı değildir. Doğru tutmak her ofis çalışanının görevidir.
Talimatlar
Aşama 1
İşyerinde müşteriler veya tedarikçilerle iletişim kurmanız gerekiyorsa, elbette, genellikle resmi mektuplar yazmanız gerekir. Bu, ilk bakışta göründüğü kadar kolay değildir: iş yazışmaları, yetkin bir ortak olarak itibarınızı korumak için atlanması gereken birçok tuzakla doludur. Ticari yazışma sanatı dersi almak mümkün değilse aşağıdaki kurallara uyunuz.
Adım 2
Resmi yazı kayıtlı olmalıdır. Bunu derlemeye başlamadan önce yapın ve numarayı bunun için ayrılan alana (genellikle sol üst köşede, varsa şirket logosunun altında) yazın. Sağ üst köşede muhatabı belirtin. Başlıkla başlayın, ardından soyadını (veya mektup birden fazla kişiye yönelikse soyadını) girin. Pozisyonlar hiyerarşik bir sırada listelenmelidir, yani. önce müdür, sonra yardımcısı, sonra da hizmet ve daire başkanları gelir.
Muhatapların adlarının altında, gönderenin unvanını ve adını belirtin. Unutmayın: "from" edatı bu durumda kullanılmaz; Bu yaygın hatalardan biridir! Ardından, mektubun konusunu ve derlendiği tarihi belirtin. Mektubun konusu, bu belgenin ne hakkında konuşacağını açıkça belirtmelidir; açık ve net olarak belirtin.
Aşama 3
Mektubun metni bir itirazla başlar. Bir kişiye hitap ediyorsa, adı ve soyadıyla veya alternatif olarak soyadıyla başvurun: "Sevgili Bay Ivanov." Hiçbir durumda, muhatabı şahsen tanıyor olsanız ve onunla "kısa bacaklı" bir ilişki içinde olsanız bile, mektupta aşinalığa izin vermeyin. Bunun resmi bir belge olduğunu, arşivde dosyalanması gerektiğini ve birkaç yıl sonra bile işte kullanılabileceğini unutmayın.
Mektubun metni açık ve anlaşılır olmalıdır. "Ağaç boyunca düşünceler" yaymayın, mektubu gereksiz ayrıntılarla doldurmayın, iyi bilinen gerçekleri alıntılamayın. Hiçbir şey, tüm anlamı 4 cümleye sığdırılabilecek bir belgeyi okumak için zaman kaybından daha can sıkıcı değildir, ancak 4 sayfa okumanız gerekir. Tekliflerinizi kısa ve anlaşılır bir şekilde formüle edin, açıklamaya ihtiyacınız varsa, bunları ek şeklinde koyun ve mektuba ekleyin.
