Herhangi bir ofis çalışanı er ya da geç resmi bir mektup yazma ihtiyacı ile karşı karşıya kalır. İş görgü kuralları, bir mektubun sonunun, mesajınızın başlangıç noktası kadar önemli olduğunu vurgular.
Bu gerekli
alıcının tam adresi, zarf, mektuba ekli belgelerin kopyaları
Talimatlar
Aşama 1
Mektubun son kısmına başlamadan önce yazdıklarınızı tekrar okuyun. Metni dilbilgisi ve yazım hataları, lekeler ve yanlışlıklar için kontrol edin. Mektubun içeriği sizi tamamen tatmin ediyorsa, son paragrafta kısa ve anlaşılır bir şekilde mektubunuzun ana tezini bir kez daha tekrarlayın. Böylece mesajınızı özetleyerek muhatabın yanıt hazırlamasını ve yazmasını kolaylaştırırsınız.
Adım 2
Belgelerin kopyalarını resmi mektuba eklemek gerekirse, paragraftan sonra birkaç satır geri çekilin ve “ek” sütununda bir belge listesi belirtin. Liste numaralandırılmalıdır. Belgelerin fotokopilerini listede belirtildiği sırayla mektuba ekleyin.
Aşama 3
Resmi mektubu kibar ve doğru bir konuşma şekliyle bitirin, örneğin: "Verimli bir işbirliği umuyorum." Ayrıca, iş dünyasında, "saygıyla", "saygılarımla", "saygıyla" gibi ifadelerin yardımıyla mektupları bitirmek gelenekseldir. Ardından, baş harflerinizi ve tarihinizi girdiğinizden emin olun. Metni yazdırdıktan sonra soyadınızın yanına imzalamayı unutmayınız.
4. Adım
Zarfı doldurmaya başlayın. Sağ alt köşeye alıcının adresi, sol üst köşeye gönderenin adresi yazılır. Doğru posta kodunu girdiğinizden emin olun, bu durumda mektup muhatabına daha hızlı ulaşacaktır.
Adım 5
Resmi mektupları, alındı onayı ile taahhütlü mektuplar şeklinde posta yoluyla göndermek daha iyidir. Bu durumda, mektubun muhatap tarafından alındığına dair kanıtınız olacaktır.
