Belgelerin uygun şekilde saklanması, doğru sözleşmelerin bulunmasıyla ilgili sorunları önleyecektir. Menkul kıymetleri dosyalamak için biraz zaman harcadıktan sonra, gerekli olanların her zaman elinizin altında güvenli ve sağlam olacağından emin olacaksınız.
Talimatlar
Aşama 1
İhtiyacınız olan belgeyi kolayca bulmak için bir muhasebe defteri yapın. Sözleşmeye bir numara verin ve bu not defterine girin. Seri numarasına ek olarak, sözleşmenin yapıldığı tarihi de yazın. Dergideki satır şöyle görünmelidir: 1. 23.03.2010 tarihli 987DL Sözleşme No. Ayrıca notlarda, kurumsal arşivleme tarzı gerektiriyorsa, sözleşmenin özünü belirtin.
Adım 2
Her tüzel kişilik için, kuruluşta birkaç tane varsa, kendi belge kaydını oluşturun. Bunları belirtmek için geleneksel semboller kullanın. Örneğin, LLC "Funny Pictures"ın sözleşmelerini 987ВК olarak girin. Ve OJSC "Murzilka" nın sözleşmeleri 987M'yi işaret ediyor. Karışıklığı önlemek için sayıları kesin olarak atayın.
Aşama 3
Sözleşme, ancak tüm onay aşamalarından geçtikten, her iki tarafın genel müdürleri tarafından imzalandıktan ve tüm mühürler atıldıktan sonra bir dosyaya koyun. Belgelerinizi güvende tutmak için ciltli ciltler seçin. Her tüzel kişilik için ayrı bir klasör oluşturun.
4. Adım
Sözleşmeyi bağlayıcıya eklemek için, sayfaları birbirine bağlayan ataşı dikkatlice çıkarın. Delgeçle yeni delikler açın. Belgeyi bir klasöre yerleştirin ve metal çubuklarla sabitleyin. Boş bir A4 sayfasıyla bir sözleşmeyi diğerinden ayırın.
Adım 5
Belgeleri arşivlemenin başka bir yolu var. Bir dizi şeffaf dosya satın alın. Her sözleşmeyi ayrı bir kapağa koyun ve bir klasöre sabitleyin.
6. Adım
Bir klasöre çok fazla sözleşme eklemeyin - sayfalar kırışabilir. Cilt, kağıdın dışarı bakmaması için kolayca kapanmalıdır.
7. Adım
Belgelerin olduğu klasörleri saklamak için rafta ayrı bir raf ayırın. Bağlayıcının sonunda, sözleşmelerin yapıldığı yılı ve tüzel kişiliği belirtin. Bu şekilde, ihtiyaç duyduğunuz sözleşmeleri hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.
8. Adım
Üç ila dört yıl önce tamamlanmış belgelerin bulunduğu klasörleri tutmaya gerek yoktur. Sıkı karton kutulara koyun, yılı ve sözleşmenin sahibi olan tüzel kişiyi imzalayın. Paketleri depoya gönderin. Kuru bir depolama alanı bulun. Nem menkul kıymetleri öldürebilir.
