Toplantı, herhangi bir yönetim sürecinin geleneksel bir özelliğidir. Bu iş toplantısının önemi, niteliği, teknik düzeyi, süresi, toplantının belirli amaçlarına ve koşullarına bağlı olarak değişebilir. Aynı zamanda, bu olayın iki ana ayırt edici özelliği vardır: toplantıda bir veya başka bir sorun veya görev tartışılır ve sonuç kesin bir karar olmalıdır. Başarılı bir toplantı net bir organizasyon gerektirir.
Talimatlar
Aşama 1
Bir toplantıyı çağırmadan ve belirli bir katılımcı grubunu toplantıya davet etmeden önce, toplantının amacını formüle edin. Kendiniz için netleştirin: hangi kararla bitmeli. Sonuç, belirli bir süre için bir çalışma planının onaylanması, gerçek bir sipariş taslağının geliştirilmesi, bir ağ çizelgesinin hazırlanması vb.
Adım 2
Bir toplantıda bir sorun çözülürse, bir iş toplantısının amacı şu soruların yanıtlanmasını gerektirir: neden, neden ve nasıl. Değişmez bir kural vardır: Anlaşmadan önce, neyin tartışılacağı konusunda anlaşmanız gerekir. Yetkili toplantı katılımcıları kendilerini beyan edilen sorunun mevcut olmadığını düşünürken bulabilirler. Özel toplantılar - fikir üretmek (geliştirmek) için. Sözde "beyin fırtınası" şeklini alabilirler. Böyle bir prosedür için ayar standart olmayan, yaratıcı bir ayar gerektirir.
Aşama 3
Toplantının hazırlanmasında önemli bir aşama gündemin oluşturulmasıdır. Bilgilendirici ve sorunlu bileşenleri çalışmıyorsa, bir toplantı yararsız ve verimsiz olabilir. Bu nedenle, konuşma konusunun ayarını açıkça düşünün. Karşılaştırın: "Perakende ağındaki A ürününün satışlarını artırma sorunu" ve "Perakende ağındaki A ürününün satışlarını artırmak için eylemler üzerinde anlaşmaya varma." İlk durumda, tartışma, ikinci durumda - ağrılı sorunların çözümüne, banal raporlara dönüşebilir.
4. Adım
Toplantının yeri de önemlidir. Doğru bir psikolojik gözlem var: Tartışma bir liderin ofisinde yapılıyorsa, onun belirli bir sorunu çözme görüşü açıkça baskın olabilir ve daha çok tercih edilebilir. Başka herhangi bir oda (konferans odası, geniş oda) en iyi seçenek olabilir. Unutmayın: rahat iletişim bölgesi yaklaşık bir metre uzaklıktadır. Mümkün olduğunda, sandalyelerinizi yerleştirirken bunu aklınızda bulundurun. Toplantılar için yuvarlak veya oval masalar uygundur. Belirli durumlarda bir geri çekilme daha uygun olabilir, ancak bu çok maliyetli bir seçenektir.
Adım 5
Toplantı zamanınızı dikkatlice planlayın. Öğle tatilinden önce veya mesai bitiminde verilmesi mantıksız, sabah saatleri tercih sebebidir. Uzun bir toplantı planlıyorsanız, molalar veya kahve molaları verin (saatte 5-10 dakika). Bir bilgilendirme toplantısı yapmanız gerekiyorsa, klasik bir toplantı olmadan bir seçenek mümkündür, yani. sandalyeler olmadan.
6. Adım
Organizasyon çalışanlarını disipline eder ve net bir toplantı takvimi kurum kültürünün bir parçası haline gelir: Haftanın düzenli bir gününde ve belirli bir saatte (örneğin, Cuma sabahı) yapılması önerilir.
7. Adım
Ciddi toplantılar genellikle netlik gerektirir: tabloların, diyagramların, video materyallerinin gösterilmesi. Bu ihtiyaçlar için beyaz tahta, flipchart, ekran olması tercih edilir.
