Er ya da geç, her çalışan şu soruyla karşı karşıya kalır: çalışmaları hakkında nasıl düzgün bir rapor hazırlanacak. Herhangi bir rapor çalışan ve yönetici için önemli bir araçtır, bu resmi iletişim türü sayesinde yönetici, çalışanın faaliyetlerini analiz etmek ve değerlendirmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri alır.
Talimatlar
Aşama 1
Her şeyden önce, ne tür bir raporun hazırlanması gerektiğini belirlemek gerekir: tek seferlik veya iş. Bir kerelik raporlar genellikle belirli faaliyetlerin sonuçlarına göre hazırlanır ve işçiler, çalışan tarafından gerçekleştirilen işi (hacim ve sonuç) periyodik olarak analiz etmenize izin verir.
Periyodik raporlar şunlar olabilir: günlük (önemli kısa vadeli projeleri veya bir çalışanın deneme süresi boyunca kullanılabilir), haftalık (en yaygın), aylık, üç aylık ve hazır (bu rapor türü büyük miktarda analitik bilgi içerir) ve genellikle üst yönetime sağlanır).
Adım 2
Peki bir iş raporu nasıl doğru yazılır?
İlk olarak, raporun zamanlamasına karar vermeniz ve çalışma programınızda hazırlanma zamanını planlamanız gerekir. Bu, her gün küçük bir süre olabilir veya tüm raporun bir kerede derlenmesi için ayrılan belirli bir süre olabilir, en önemli şey son teslim tarihine kadar geciktirmemektir.
Aşama 3
Her şeyden önce, çalışmanızın nihai hedeflerine karar verin. Raporun içeriği bilgilendirici, açık ve tercihen kısa olmalıdır. Bilincimizin aynı anda 7 elementi etkili bir şekilde özümseyebildiğini söyleyen "yedi kuralı" nı unutmayın (+/- 2). Buna göre, raporda tam olarak bu sayıda nokta veya bölümün vurgulanması arzu edilir.
4. Adım
Sadece belirli bir süre için gerçekleştirilen eylemleri listelemek yerine, hangi görevlerin tamamlandığını açıklayarak faaliyetlerinizin sonuçlarına odaklanabilmek önemlidir.
Adım 5
Daha fazla netlik için cevabınızı tablolar, resimler ve diyagramlarla sağlayın.
6. Adım
Firmanız hali hazırda rapor formları (formlar, yorumlarınızı yaparak doldurulması gereken tablolar) geliştirdiyse durum basitleşir.
7. Adım
Sadece raporda ne yazdığın değil, nasıl gönderdiğin de önemlidir. Burada altın kuralı hatırlamalısınız: günlük raporlar ertesi sabah değil, iş gününün sonunda gönderilir. Haftalık - Cuma gecesi, Pazartesi sabahı değil.
8. Adım
Bir ipucu daha: Raporu göndermeden önce tekrar okuyun, yönetiminizin gözüyle yapmaya çalışın. Hangi soruların var? Belki bir şeyler eklemek ya da tam tersine bilgiyi olabildiğince basitleştirmek gerekir.
