Bazen mektupları iş iletişimi için kullanan kişiler kendilerine, muhatabın kararını herhangi bir şekilde etkilemenin mümkün olup olmadığını sorarlar. Bazı insanlar bunun imkansız olduğunu düşünüyor; diğerleri soruya olumlu cevap verir. Kim haklı? İş yazışmaları çok hassas bir iştir. Mektubu doldurduktan sonra muhatabınıza saygı göstermeli, doğru ve mütevazi olmalısınız! Bir kişiyi kağıt üzerinden etkileyebilirsiniz, ancak bunun için bazı kurallara uymanız gerekir.
psikolojik temas kurmak
İş yazışmalarında psikolojik temas çok önemlidir çünkü yokluğunda işbirliği neredeyse imkansızdır. "Sevgili" kelimesini kullanarak muhatabınıza hitap ettiğinizden emin olun. Bir başlıktaki kelimeleri asla kısaltmayın. Yani kişiyi iyi tanımıyorsanız, "Sevgili Bay Petrov" değil, "Uv. Bay Petrov ".
Daha önce biriyle tanıştıysanız ve işinizle ilgili bazı konulardan bahsettiyseniz, girişte bu gerçeği kullandığınızdan emin olun. Muhatabı tanımıyorsanız, şirketi hakkında bilgi alın.
Bir giriş örneği.
1. Sevgili Petr Petrovich! Bu yıl 12 Ekim'de Angara restoranda gerçekleşen bir iş toplantısında küçük işletme yatırımı konusunu tartıştık.
2. Sevgili Bay Petrov! Şirketinizin şerit testere üretiminde Irkutsk bölgesinde lider olduğunu öğrendik. Firmamız kereste fabrikası üretimi yapmaktadır. Gelecekte sizinle işbirliği yapmak istiyoruz.
Kuruluş başkanının itibarı konusunda çok endişeli olduğunu ve ortaklar aradığını fark ederseniz, ondan tavsiye isteyebilirsiniz. Böyle bir kişi memnuniyetle yardım etmeyi kabul edecektir, çünkü şirketin itibarını etkileyebilirsiniz. Böyle bir kuruluşla işbirliği yapmak çok uygundur, çünkü yönetici olumsuz yorumlar almamak için sözleşmenin tüm şartlarını yerine getirmeye çalışacaktır.
Argümanları ve Gerçekleri Bulma
Bir müşteriyi haklı olduğunuza ikna etmek için argümanlar bulmalısınız. Orta, güçlü ve güçlüdürler. Psikologlar, bir mektup yazarken aşağıdaki sıraya bağlı kalmanızı tavsiye eder: güçlü - orta - en güçlü.
Güçlü olanlar aşağıdaki argümanları içerir:
- Sunum, şerit testere üretimi için ekipmanlardaki en son gelişmeleri içerecektir.
- Teklif edilen ekipmanın fiyatı piyasa fiyatının %30 altında olacaktır.
Ortalama gerçekler şunları içerir:
- Sunumun katılımcıları, yeni ekipmanı çalışırken görme ve cihazların çalışması hakkında tavsiye alma fırsatına sahip olacaklar.
- Teklif edilen ekipmanın garantisi 2 yıl artırılacaktır.
Güçlü olanlar aşağıdaki argümanları içerir:
- Sunumun sonunda, katılımcıların ekipman satın alırken tamamen ücretsiz olarak ikincisini alabilecekleri bir tanıtım yapılacaktır.
muhatabın sorununu bulma
Bir şey önermeden önce, okuyucuyu hizmetlerinizi kullanmaya veya sizden bir ürün satın almaya teşvik edebilecek bir neden bulmaya çalışın. Örneğin, bir nakliye hizmeti sunuyorsunuz. Muhatabın çalışmalarını dikkatlice inceleyin, memnuniyetsizliğini belirleyin. Bunu yapmak için bir "casus" gönderebilirsiniz. Ayrıca hangi şirketi kullandığını da öğrenebilirsiniz. Ardından tır taşımacılığı yapan kuruluşun olumsuz yönlerini bulun. Üçüncü bir tarafla çalışırken ortaya çıkabilecek bir sorunu belirlemeye çalışın.
Muhatap tarafından kullanılandan daha iyi bir ekipman sunuyorsanız, cihazlarınızla üretim hacminin önemli ölçüde artacağı gerçeğine atıfta bulunarak, mektuba yazdığınızdan emin olun.
Düşünceleri formüle etmek
Düşüncelerinizi doğru formüle etmeye çalışın. Örneğin, psikologlar iş yazışmalarında "değil" ve "ne de" edatlarını kullanmamanızı tavsiye eder.
Misal.
Yanlış ifade: 12 Ekim'de sergimizi ziyaret etmenizden bir zarar gelmez.
Doğru ifade: 12 Ekim'de sizleri sergimizde görmekten mutluluk duyacağız.
mektup tasarımı
Muhatabın şirketinize karşı tutumu, giden yazışmaların tasarımına bağlıdır. İş yazışmaları, kurumsal antetli kağıt kullanımını içerir. Yazı tipi ve boyutu ile deneme yapmamalısınız, standartları, yani Times New Roman yazı tipini ve 12 boyutunu seçmek daha iyidir. Bunlar önemsiz olsa da, psikolojik düzeyde bir kişi üzerinde büyük bir etkisi vardır!
