Telefon görüşmeleri uzun zamandır iş hayatının bir parçası olmuştur. Onların yardımıyla kararlar iletilir, görevler alınır ve raporlanır, randevular ve iptaller yapılır. Telefon görüşmelerinin görgü kurallarının cehaleti, ortaklar ve müşteriler adına birçok anlaşmanın ve güvensizliğin bozulmasına yol açabilir.
Talimatlar
Aşama 1
Sesiniz üzerinde çalışın. Mümkünse, iş ortaklarından biriyle yaptığınız konuşmayı bir diktafona kaydedin ve dinleyin. Sesinizin tınısını, konuşma hızını, tonlamasını ve enerjisini değerlendirin. Sesi daha hoş hale getirmek için nefes alma eşit olmalı, duruş serbest olmalıdır. Konuşurken gülümseyin - bu numara sesinizi daha sıcak ve daha hoş hale getirmeye yardımcı olacaktır. Bunları kullanırsanız parazitik kelimelerden kurtulmaya çalışın.
Adım 2
Tüm giden aramalar için hazırlanın. Konuşmanın hedeflerini, kullanacağınız anahtar kelimeleri formüle edin. Konuşurken not almak için bir defter ve kaleminiz olsun. Size cevap verdiklerinde merhaba demeyi, kendinizi tanıtmayı ve temsil ettiğiniz şirketin adını vermeyi unutmayın. Kısa aralar verin, böylece diğer kişi size cevap verebilir ve adınızı hatırlayabilir veya yazabilir. Abonenizin sorularınızı yanıtlayıp yanıtlayamayacağını sorun. Cevabınız evet ise, lütfen aramanızın amacını belirtin.
Aşama 3
Gelen bir aramayı cevaplarken muhatabı 3-4 zilden fazla bekletmeyin. Merhaba demeyi ve kendinizi tanıtmayı unutmayın. Telefonda konuşurken, aklınızı diğer tüm etkinliklerden ve konuşmalardan uzaklaştırın. Diğer kişinin sorularını yanıtlamak için zamana ihtiyacınız varsa, kişileri not edin ve hazır olduğunuzda onu geri aramayı teklif edin. Bir aramayı yeniden yönlendirmeniz gerekiyorsa, meslektaşınıza sorunun özünü açıkça belirtin, böylece arayanın tekrar etmesine gerek kalmaz. Konuşmanın sonunda, diğer kişiye sizinle iletişim kurduğu için teşekkür edin.
4. Adım
Telefon görgü kuralları, arayan abonenin ilk kapatan ve veda etmeye başlayan abone olduğunu söylüyor. Ayrıca iletişim kesintisi durumunda geri arar. Bir telefon görüşmesi planlarken, zamanı göz önünde bulundurun: Abonenin acil sorunlarının olabileceği iş gününün başındaki ve sonundaki saat ve öğle yemeği molası başarısız olarak kabul edilir.
