Görgü kuralları çok yönlü bir kavramdır, toplumda, masada veya halka açık yerlerde davranış kuralları vardır. Ayrıca iş görgü kuralları, özellikle iş yazma görgü kuralları diye bir şey var. Şirketin itibarı büyük ölçüde müşteriler, çalışanlar ve ortaklarla yapılan yazışmaların nasıl yapıldığına bağlıdır.
Genel ticari yazışma kuralları
Yazılı konuşma, sözlü, özellikle iş yazışmalarından çok farklıdır. Modern gerçekler, yazmanın kağıt üzerindeki bir mesaj yerine giderek daha fazla bir e-posta mesajı anlamına geldiği şekildedir.
Ortaklarla iş görüşmeleri söz konusu olduğunda, iş anlarıyla ilgili herhangi bir mesaj hakkında, e-posta bilgi aktarımı için en iyi seçenektir. Ancak davetiye, teşekkür veya tebrik yazıları kağıt üzerinde yapılır.
Kaliteli kağıt ve tercihen kuruluşun logosunu taşıyan antetli kağıt kullanmak iyi bir uygulama olarak kabul edilir. Önemli mektupları veya özel etkinliklere davetiyeleri kurye veya taahhütlü posta ile teslim etmek daha iyidir. Güzel, yüksek kaliteli kağıt üzerindeki mesaj sağlam görünüyor ve şirketin notunu yükseltiyor.
İş yazışmalarında mesajın doğruluğu, okuryazarlığı ve doğruluğu önemlidir. Aşırı duygusallık, aşinalık, rahatsız edici sözler, ayrıca sunumun uzunluğu ve belirsizliğine izin verilmez.
Metni yapılandırmak, aksanları ve noktalama işaretlerini doğru bir şekilde yerleştirmek, alıcının mektubun tam olarak ne hakkında olduğu konusunda çok net olması önemlidir.
İletişim tarzına gelince, süslü ifadelerden, karmaşık çok seviyeli cümlelerden ve gereksiz kelimelerden kaçınmak daha iyidir. İş yazışmalarında profesyonel klişelerin bolluğuna izin verilir.
Anlaşılır olması için metne grafikler, diyagramlar veya tablolar ekleyebilirsiniz.
İş yazışmalarında ifade ve resim kullanılması kabul edilemez. Göndermeden önce metni hatalar ve yazım hataları açısından kontrol ettiğinizden emin olun.
İş mektubu tasarım kuralları
İyi yazılmış bir iş mektubunun net bir yapısı olmalıdır. Tek bir standart yoktur, ancak genel tasarım kuralları vardır.
Bir iş mektubu, gönderen kuruluşun başlık, selamlama, içerik (temel), veda, imza ve ayrıntılarından oluşur.
Mektubun "başlığı" genellikle kuruluşun adını, logosunu, adresini ve iletişim için kişileri (telefon, e-posta, faks) içerir.
Ayrıca, şirketin faaliyet türü ve yöneticilerin adları başlıkta yazılabilir.
Kapak en çok sayfanın ortasına yazdırılır, bazen üst köşeye yerleştirilmesine izin verilir.
Saygın bir şirketin kendi antetli kağıdı olmalıdır. Ayrıca e-postaların formlarının olması organizasyona sağlamlık kazandırır.
Karşılama bölümünde, mesaj katı bir kişilerarası karakter değilse "İyi günler" veya "Merhaba" yazabilirsiniz. Açık bir iş mektubunda, bildirimde veya diğer iş belgelerinde, muhataba hemen adı ve soyadı ile hitap etmek daha uygun olacaktır.
İş yazışmalarında en önemli şey mektubun ana içeriğidir - temel.
Bu kısım en yüksek bilgi yüküne sahiptir, içinde temyizin amacı ortaya çıkar.
Temas etmenin birkaç nedeni olabilir, sırasıyla her yönün sunumu ayrı bir paragrafla başlamalıdır. Mektubun ana gövdesini yapılandırmak, konuları farklılaştırmak ve bilgileri daha iyi anlamak için gereklidir.
Paragraf örneklerine şu ifadeler dahildir: "sizden rica ediyoruz", "bilgilendirin", "değerlendirme teklifi" ve diğerleri.
Açıların içinde de bir yapı olduğunu hatırlamakta fayda var.
Bir iş mektubunu gönderen, talebin uygunluğunu gerekçelendirmeli, ana içeriğini açıklamalı ve olumlu bir cevap durumunda beklenen sonucu açıklamalıdır.
Doğrudan konuşma formülleri iş mektuplarında nadiren kullanılır. Son cümlenin ana amacı, muhatabına saygı ve nezakete olağan saygıyı ifade etmektir. Kapanış ifadelerine örnekler: "en iyi dileklerimle", "saygılarımla", "cevabınız için şimdiden teşekkür ederim" ve diğerleri.
Mektubun sonunda kişisel bir imza bulunmalıdır. Gönderenin soyadı, baş harfleri ve konumu genellikle iletişim telefon numaralarının yanı sıra belirtilir.
Büyük şirketler elektronik imza kullanır. Bu, her harfin sonuna otomatik olarak eklenen metin imzalı özel bir dosyadır. Elektronik imza, beş ila altı satırı ve yetmiş karakteri geçmemelidir.
Bu tasarım yapısı ayrıca promosyon mektupları, kapak mektupları ve teşekkür mektuplarının yanı sıra bildirimler, beyanlar, iddialar ve uyarılar için de geçerlidir.
Çok miktarda bilgi gönderirken, mektubun gövdesine kısa bir destek yazılır ve ana paket ayrı bir ek olarak düzenlenir. Ek "ağır" ise, alıcıyı bu konuda dipnottaki kapak mektubunda uyarmalısınız.
Bir iş mektubunu yanıtlayın
İş ahlakı kurallarına göre, bir mektuba cevap iki ila üç günden fazla geciktirilmemelidir. Bir dizi nesnel nedenden dolayı yanıt için daha uzun bir süre gerekiyorsa, göndericiyi bu konuda bilgilendirin, bu iyi bir form olarak kabul edilir ve şirkete güvenilirlik katar.
Ana şeyi unutmayın - bariz spam dışında tüm iş e-postalarını yanıtlamanız gerekir.
İş mektuplarına yanıt verirken genellikle standart konuşma formülleri kullanılır:
- "Sizi bilgilendirdiğimiz için üzgünüz…";
- "İçin teşekkür ederim …";
- "Sizi memnuniyetle davet ediyoruz …";
- "Size hatırlatıyoruz …";
- "Talebiniz doğrultusunda bilgilendiriyoruz…" ve diğerleri.
Kolaylık sağlamak için benzer konuşma kalıplarına sahip ayrı bir dosya oluşturabilirsiniz. Boşluklara dönersek, iş mektuplarının yazılmasını büyük ölçüde kolaylaştıracak ve hızlandıracaksınız.
Mektup önemliyse ve muhatabına teslim edildiğinden emin olmanız gerekiyorsa, teslimatı kurye ile sipariş edin veya taahhütlü bir mektup (Rus postası) düzenleyin. E-posta, mesajınızın görüntülendiğine dair size otomatik olarak bir onay gönderen bir "Alındı Bildirimi" özelliğine sahiptir.
Mektuba cevap yoksa görgü kurallarına göre durumu yazışmalarla netleştirmek için ek bir arama yapabilirsiniz.
Ticari yazışma türleri
Başlangıçta iki tür iş yazışması vardır: iç ve dış. Dış yazışmalar üçüncü bir alıcıya gönderilen yazışmalardır, iç yazışmalar ise bir firmanın sınırları içinde kullanılır.
İş mektupları, amaçlarına göre ayrılır: başvurular, haber bültenleri, reklamlar, sorular, tavsiyeler, teklifler, hatırlatmalar, talepler, davetler ve diğerleri.
Mektup - bir mesaj, muhatabın ortak bir neden çerçevesinde herhangi bir görevi yerine getirmesi gereken bilgileri içerir. Bu tür bilgiler hem alıcı hem de gönderici için alakalı ve önemlidir.
Uygulama - bilgi veya hizmet almak amacıyla bir talep göndermeyi içeren bir tür iş yazışması. Örneğin, bir etkinliğe katılım başvurusu.
Talep - ilgilenilen bilgileri elde etmek için yazılı bir talep. Talep resmi ve bağlayıcı olabilir.
Bir teklif mektubu genellikle işbirliği veya belirli hizmetler ve ticari teklifler sunar. Tipik olarak, bu tür mektuplar aynı anda birkaç adrese gönderilir; toplu postalama kullanılabilir.
Davet - bir toplantıya veya gala etkinliğine bireysel davet mektubu. Bu tür yazışmaların tasarımında özel tatil formlarının veya kartpostalların kullanımına izin verilir. Ana şey, toplantının etkinliğinin adını, adresini, saatini ve yerini açıkça belirtmektir.
Bir hatırlatma mektubu, herhangi bir yükümlülüğün yerine getirilmesiyle ilgili bir mesajdır: borcun geri ödenmesi, bir raporun sağlanması, bir toplantının hatırlatılması ve diğerleri.
Taraflardan biri sözleşme şartlarını yerine getirmediyse veya sözleşmeyi ihlal ederse, zarar gören taraf talepte bulunabilir. Mektubun - iddiaların - ayırt edici bir özelliği, ihlal edilen koşulların ayrıntılı bir açıklamasının, hasarın değerlendirilmesine ilişkin bilgilerin, kayıplar için tazminat taleplerinin veya belirlenen ihlalin ortadan kaldırılmasının varlığıdır. Genellikle bu yazışmalar, belgelerin, fotoğrafların ve kabul sertifikalarının kopyaları ile desteklenir.
Tavsiye mektuplarında üçüncü bir kişi veya şirket değerlendirilir ve özellikleri belirtilir. Bu tür mesajlar genellikle yeni bir pozisyona başvururken görülür.
İş e-postasının özellikleri
Günümüzde, iş mektuplarının büyük bir yüzdesi e-posta ile gönderilmektedir, bu nedenle iş görgü kuralları da elektronik iş iletişimi yürütmek için gereksinimleri formüle etmektedir.
Gönderenin adresini dikkatlice okuyun. Benzer posta kutusu adreslerine sahip mesajlarla uyarılmalıdır: "cupercat" veya "mini - bikini". Normal spam'e ek olarak, bu tür adreslerden gelen mesajlar virüs içerebilir.
Konu satırınızı her zaman kısa ve öz tutun.
Görgü kuralları, alıcının neyin tehlikede olduğunu hemen anlayabilmesi için orijinal mesajın alıntılanmasına izin verir.
Ekte ek materyallerin eklenmesine izin verilir.
İş iletişimi alanında görgü kurallarını bilmek ve uygulamak, gönderenin iyi bir itibar kazanmasına ve yeni ortaklar çekmesine yardımcı olur.
