Büyük kuruluşlarda, çoğu ziyaretçi ihtiyaç duydukları bilgileri genellikle sekreterlikten alır. Müdür yardımcısı nasıl bir iletişim izlenimi bırakacak? Müşteri tekrar aramak isteyecek mi? İlgilenen kişi sorularına kapsamlı cevaplar alacak mı? Sekreterin olumlu niteliklerinden emin olmak için, ilk toplantıya sorumlu bir şekilde hazırlanmanız ve bir röportajı yetkin bir şekilde düzenlemeniz ve yürütmeniz gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
Sekreter şirketin yüzüdür. Her şeyden önce, başvuranın görünümünü değerlendirin. Ne de olsa kıyafetleriyle karşılandıklarını söylemeleri boşuna değil, akılları tarafından eşlik ediliyor. Bir sekreterin ne kadar düzgün ve misafirperver göründüğü, ihtiyacınız olan sözleşmeyi almak veya yaklaşan müzakereleri müzakere etmek için uzun bir yol kat edebilir. Kendi "imajınız" varsa, sezginizi dinlemeye çalışın. Size iç çelişkilere neden olan bir kişinin pozisyonunu onaylarsanız, muhtemelen onunla çalışmak zor olacaktır, çünkü sekreter sadece şirketin yüzü değil, aynı zamanda yöneticinin de sağ elidir. Ancak sizi parlak, güzel bir görünümle memnun edecek birini hemen onaylamayın. Güzel bir resim çabucak sıkıcı hale gelebilir ve kağıtlar birleştirilmeden kalacaktır.
Adım 2
Konuşma sırasında dikkatlice dinleyin: sekreter müşterilerle iletişim kuracak, telefon görüşmeleri yapacak ve mektuplar yazacaktır. Konuşması yetkin, sonları tutarlı ve tonu iyiliksever olmalıdır. Konuşmada parazitik kelimelerin varlığına özellikle dikkat edin. Başvuranın monologu gereksiz “yani”, “tabii ki”, “aa”, “peki” ile doluysa, o zaman bir iş ortamında bu ifadelerin yokluğunu elde etmeniz pek olası değildir. Konuşmanın resmi olmayan bir kurs almasına izin vermediğiniz sürece, jargon ve argo kullanımı kabul edilemez olarak kabul edilir.
Aşama 3
Sekreterden dikteyi yazmasını isteyin. Böylece aynı anda üç önemli özelliği kontrol edersiniz: baskı hızı, yazma okuryazarlığı ve kişisel bilgisayar becerileri. Kasten üslup hataları yapın ve başvuranın tepkisini gözlemleyin. Bir cümle kurmanın en uygun yolunu kibarca tavsiye ederse, bunu kendinize bir "artı" ile işaretleyin.
4. Adım
Sekreterin özgeçmişini dikkatlice inceleyin. Önceki işlere dikkat edin, başvurana ayrılma nedenlerini sorun. Kibar ve kıvrak zekalı bir kişi asla eski bir lider hakkında tarafsız konuşmaz, takıma "çamur atmaz" veya kendi hatalarından bahsetmez. Duyabileceğiniz en kabul edilebilir cevap, maaş beklentilerindeki uyumsuzluktur. Özgeçmiş metnindeki ve muhatabın hikayesindeki anahtar kelimeleri vurgulayın: dakiklik, düzenlilik, strese dayanıklılık, sosyallik, nezaket. Sekreterin genellikle organizasyonun çeşitli departmanları arasındaki bağlantı olduğunu unutmayın; hem yöneticinin ruh hali hem de tüm ofisteki rahatlık, samimi atmosfer ve düzen, profesyonel ve kişisel niteliklerine bağlı olabilir.
