İş yazışmaları birçok üretim sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. İçinde önemli bir yer, kontrol edenler de dahil olmak üzere çeşitli kuruluşlardan gelen resmi itirazlara verilen yanıtlarla doludur. Bu tür mektuplar için resmi bir iş tarzı gereklidir, oldukça kabul edilebilir, ayrıca bürokratik dönüşler tercih edilir. Aldığınız itirazın uygunsuz olduğu iddiaları bile onlarda duyguya yer yok.
Gerekli
- - bir bilgisayar;
- - İnternet erişimi veya yazıcı;
- - şirket antetli;
- - muhatabın ofisine posta, kurye veya kişisel ziyaret (her durumda değil);
- - yanıtladığınız mektubun metni.
Talimatlar
Aşama 1
Yanıtınızı yazmak için antetli kağıt kullanın. Mektuba giden bir numara atamayı, sekretere veya ofise kaydettirmeyi ve tarihi yazmayı unutmayın.
Adım 2
Cevabı mektubun altında imzası olan kişiye hitap edin. Genellikle unvanı ve soyadını baş harfleriyle temsil eder. Adını ve soyadını bulmaya çalışın. Bunu İnternet'i kullanarak veya doğrudan mektubun geldiği kuruluşa bir telefon görüşmesi yaparak yapın. Genellikle resmi mektubun altında sanatçının soyadı ve telefon numarası belirtilir. Bu bilgi, ihtiyaç duyulursa daha fazla etkileşim için faydalı olacaktır. Ancak cevap size gelen itiraz dilekçesinde imzası bulunan kişinin adına yönlendirilmelidir. Cevabın “başlığında” baş harfleri yeterlidir. Ancak mektup, adı ve soyadı olan bir adresle başlamalıdır: "Sevgili İvan İvanoviç!"
Aşama 3
Cevabınızın en başında, mektubun çıktı verilerini belirtin. Genellikle, resmi itirazlar giden bir numara içerir, tarih zorunludur. İlk ibarenin genel kabul görmüş ifadesi: "Mektubunuza cevaben (itiraz, bilgi talebi, iddia, şikayet - duruma bağlı olarak) Hayır, falan filan numaradan, gerekli olduğunu düşünüyoruz (seçenek - biz yapabilir) aşağıdakileri rapor edebilir."
4. Adım
Ardından, mektupta yer alan soruları, içinde verildikleri sırayla yanıtlayın.
Adım 5
Mektubun yazarının şahsınıza veya kurumunuza karşı ileri sürdüğü herhangi bir iddia veya iddianın hukuka aykırı olduğunu düşünüyorsanız, bunların yerine getirilemeyeceğini belirtiniz ve gerekçesini mevcut mevzuat hükümlerine atıfta bulunarak açıklayınız. görüş, çelişki.
6. Adım
Cevabınızın sonunda "Saygılarımızla" ifadesini kullanın. Muhatabın saygıya layık olmadığını düşünseniz bile bunu yapmak zorunda kalacaksınız. Ancak bu görüşün gösterilmesine gerek yoktur. Ünvanınızı, soyadınızı ve baş harflerinizi de eklemeyi unutmayın. Basılı bir yanıt gönderiyorsanız, lütfen altına imzanızı koyun.
