Bazı şirketlerin onlarca yıllık belgeleri var. Önemli kağıtların buruşmasını veya kaybolmasını önlemek için sert karton veya plastikten yapılmış klasörler halinde dosyalanması gerekir. Tanımlama için her sözleşmeye ayrı bir numara verin.
Talimatlar
Aşama 1
İstediğiniz sözleşmeyi bulmayı kolaylaştırmak için bir kayıt defteri tutun. Belgeye bir numara verin ve bu günlüğe girin. Numaraya ek olarak, sözleşme tarihini girin. Dergideki yazı şöyle görünmelidir: 1. 22.02.2011 tarih ve 123TP Sözleşme No. Notlarda, kurumsal dokümantasyon tarzının gerektirdiği durumlarda sözleşmenin özünü belirtebilirsiniz.
Adım 2
Şirkette birden fazla tüzel kişilik varsa, her biri için ayrı bir sözleşme defteri oluşturun. Notunuzda geleneksel semboller kullanın. Örneğin, Masha ve Bears OJSC'nin sözleşmelerini 123MM olarak yazın. Ve ZAO "Üç Küçük Domuz" un menkul kıymetlerini 123TP ile işaretleyin. Karışıklığı önlemek için sayıları atayın.
Aşama 3
Anlaşma, her iki tarafın genel müdürleri tarafından imzalanan tüm onayları geçtikten sonra, mühürler atıldı, bir klasöre dosyalanabilir. Sert kapaklı klasörleri seçin - belgelerin güvenliğini sağlarlar. Her tüzel kişiliğin kendi klasörüne ihtiyacı vardır.
4. Adım
Çarşaflardan önce. Bir delgeç alın ve yeni delikler açın. Belgeyi bir klasöre koyun ve özel antenlerle sabitleyin. Boş bir A4 sayfasıyla bir sözleşmeyi diğerinden ayırın.
Adım 5
Sözleşmeleri başka bir şekilde de dosyalayabilirsiniz. Bu şeffaf dosyalar gerektirecektir. Her belgeyi ayrı bir dosyaya yerleştirin ve bir klasöre sabitleyin.
6. Adım
Bir klasörde çok fazla sözleşme saklamayın - kırışabilirler. Klasörün kapatılması kolay olmalı, tek tek sayfalar dışarı çıkmamalıdır.
7. Adım
Sözleşmeli klasörlerin saklanması için dolapta ayrı bir raf bulundurun. Klasöre, belgelerin sahibi olan yılı ve tüzel kişiliği yazın. Bu, gerekirse doğru kağıtları hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar.
8. Adım
Her zaman üç yıl önceki sözleşmeleri içeren klasörleri saklamaya gerek yoktur. Belgelerin verildiği yılı ve tüzel kişiyi imzalayarak karton kutulara yerleştirin. Kutuları depoya gönderin. Depolama için kuru bir yer seçin. Nem kağıt için zararlıdır.
