Doğru bir rapor hazırlamak için raporun amacını ve şeklini açıkça tanımlamak gerekir. Rapor, kilit noktaları doğru bir şekilde vurgulamanıza olanak tanıyan birkaç aşamada derlenmiştir.
Gerekli
Rapor taslağı, rapor amacı
Talimatlar
Aşama 1
Raporun amacına özellikle dikkat ederek, bu sürece sorumlu bir şekilde yaklaşmanız gerekir. Raporun doğru bir şekilde hazırlanabilmesi için öncelikle "Rapor neden derlenir" sorusuna cevap vermek gerekir. Sadece bu durumda tüm "tuzakları" dikkate alacaksınız. Bu sorunun birkaç cevabı olabilir. Bunlardan bazıları şunlardır: • Rapor bilgi vermeli veya açıklamalıdır;
• Rapor, tavsiye amacıyla hazırlanmıştır;
• Rapor motive etmeli veya ikna etmelidir;
• Rapor tartışmaya devam edebilir veya önceki mesajı/tartışmayı pekiştirebilir;
• Rapor bir talimatın parçası olabilir.
Adım 2
İş raporu türü Bu özel durumda ihtiyacınız olan iş raporunun türüne karar verin. İş raporu şu şekillerde sunulabilir: • Yazılı ve sözlü olarak;
• Resmi ve gayri resmi;
• Geleneksel formda ve özgün formda;
• Tek sayfalık ve çok ciltli formda, Ayrıca rapor kurum içinde hazırlanabileceği gibi dış kaynaklı danışmanlar tarafından da hazırlanabilir.
Aşama 3
Rapor Başlık sayfasının bileşimi. Raporun başlığı, raporun yazılacağı kişinin tam adı ve görevi, raporu hazırlayan kişinin tam adı ve görevi burada belirtilir. Bu bölümde, raporun amacını veya karşılaşılan sorunun niteliğini belirtin. Uzun bir rapor hazırlamayı düşünüyorsanız, giriş bir rapor taslağı içerebilir. Raporun bu bölümünde, raporun amacına veya kapsama ihtiyacı olan konuya ilişkin her türlü bilgiyi sağlayın. Raporun son bölümünde, alınan bilgilere dayanarak varılan sonuçların belirtilmesi gerekmektedir.
4. Adım
Rapor biçimlendirme Bir raporu biçimlendirirken çeşitli yöntemler kullanmanız gerekir. Belgeyi okumayı çok daha kolay hale getirmek için paragrafları boşluklarla ayırın. Yazı tipi boyutu ve türü. Okumak için en uygun yazı tipini seçin. Alt başlıklar, yazı tipi boyutu değiştirilerek seçilebilir. İtalik, kalın, altı çizili ve özel karakterler rapordaki önemli noktaları vurgular. Metni sayfa sayfa bölmek, okuyucunun dikkatini önemli noktalara odaklamanıza olanak tanır.
