Gündem, bir toplantının veya toplantının iskeletidir. İçinde tartışma için ana konular ve ana tartışma alanları belirlenir. Toplantının düzenini kurar, katılımcıların dikkatini profesyonel bir konuşmaya odaklar, tartışmanın kaotik bir görüş alışverişine dönüşmesine izin vermez.
Talimatlar
Aşama 1
Yönetim toplantının tarihi ve konusuna karar verir vermez gündemi hazırlamaya başlayın. Topuklar üzerinde sıcak, puanlarını formüle etmeniz daha kolay olacaktır. Ayrıca, yönetici değişiklik yapmak isterse ilk seçeneği düzeltmek için yeterli zamanınız olacaktır.
Adım 2
Toplantı konusunun ana ve küçük yönlerini vurgulayın. Gündemi rutin olarak çözülebilecek küçük sorunlarla aşırı yüklemeyin. En iyi seçenek, tartışmaya ekibin çoğunluğunun ilgilendiği 1-2 önemli noktayı dahil etmek ve toplantı sırasında ortaya çıkanlar da dahil olmak üzere daha az önemli sorunların hızlı bir şekilde çözülmesi için zaman ayırmaktır.
Aşama 3
Gündem maddelerini formüle edin. Belirsiz veya belirsiz cümlelerden kaçının. Gündeminizdeki maddeleri mümkün olduğunca spesifik hale getirin. Bunları okuduktan sonra, toplantı katılımcısı sorunun özünü ve tartışmanın amacını kolayca anlamalıdır. Herhangi bir zorluk yaşarsanız, bu konuda bir açılış konuşması yapacak bir uzmandan yardım isteyin.
4. Adım
Her öğe "hakkında" veya "hakkında" edatlarıyla başlamalıdır: "Satış departmanının bir temizlik günü düzenleme girişimi üzerine" veya "Pazarlama departmanı ile basın servisi arasındaki işlevlerin yeniden dağıtımı hakkında" vb. Herhangi bir düzenleyici belge tartışmaya açılırsa, madde şu şekilde gelebilir: "İşletme Tüzüğü'nün onaylanması üzerine" veya "Sekretarya personelinin görev tanımlarında yapılan değişiklikler hakkında" vb. Tartışma gerektirmeyen bilgilendirici sorular için lütfen parantez içinde veya iki nokta üst üste ile ayırarak uygun bir açıklama yapın. Örneğin, "Kitap yayıncılığının gelecek vaat eden alanları hakkında: Seminere bir iş gezisinde Genel Müdür Yardımcısının Raporu."
Adım 5
Gündeminizi yapılandırın. Pratikte, soruları düzenlemenin iki yolu vardır: en önemliden daha az önemliye ve küçükten önemliye. Her seçeneğin olumlu yönleri vardır. İlk durumda, ana konular toplantının başında ele alınır. Çalışanlar daha aktif, yorgunluk onları henüz etkilemiyor. Ancak ilk sorunun tartışması uzayabilir, küçük ama önemli sorunları çözmek için zaman kalmayacak. Toplantı daha az önemli noktalarla başlarsa, çalışanlar yavaş yavaş ritme katılır ve ana konu duyurulduğunda yapıcı bir diyalog için tamamen hazırlanırlar.
6. Adım
Gündemi kuruluşunuzun büro gereksinimlerine göre yazdırın. Tartışma için asıl sorulara ek olarak, toplantının tarihini, saatini, yerini, ana konuşmacıları, katılımcıları ve davet edilen uzmanları belirtin. Belgeyi kuruluş başkanıyla onaylayın. Asıl gündemi daha sonra toplantı tutanağına ekleyeceksiniz. Onaylanan gündeme göre çalışanlar için bir haber bülteni veya duyurular hazırlayın.
