İletişim kanallarının bolluğuna rağmen, e-posta iş bağlantıları için en güveniliri olmaya devam ediyor. Sözlü temastan önceki bariz dezavantajı, alıcının mektubu görmezden gelebilmesidir. Boşluğa yazmamak için iş e-posta yazışmalarının kurallarını bilmek önemlidir.
Konu kafa
Elektronik iş yazışmalarının etkinliği büyük ölçüde doğru konuya bağlıdır. Gönderilen mesajlar listesinde gezindikten sonra, alıcı muhtemelen iş gününün sonunda daha önemli başlıkları tercih ederek konu içermeyen bir mektup bırakacaktır.
"Alexander'dan", "Vitaly için" biçimindeki konu ve diğer özet başlıklar, yalnızca alıcı bir mektup bekliyorsa ve yakın zamanda yapılan bir konuşmada önemli bilgilerin yakında gönderileceği konusunda bilgilendirildiyse uygundur. Diğer tüm durumlar için, bu tür konular talihsizdir. İtirazın gerekçesini, mektubun özünü ve önemini yansıtmazlar.
2-4 kelimelik iyi tanımlanmış bir cümle iyi bir konu olarak kabul edilir. Örneğin: "Onay için taslak rapor", "LLC'den ticari teklif" İş-Ticaret "," Arduvaz temini hakkında "," Slate. Önerge ".
İtirazın amacı ne olursa olsun, mektubun yazarı dikkat çekme konusunda dikkatli olmalıdır. Yani, "Acil!", "Yönetmen şahsen", "Önemli!" konu satırında sadece mesajın gerçekten aşırı derecede önemli olduğu durumlarda ve sadece gönderen için değil alıcı için de belirtilmelidir. Aynı irtibat kişisinden gelen her mektuba haksız dikkat işaretleri eşlik ederse, alıcı onlara yanıt vermeyi bırakacak ve aşırı durumlarda onları kara listeye gönderecek veya astlarına yönlendirecektir.
Temyiz
E-posta bir mesajla başlamalıdır. Alıcının tam adının kullanılması ve hatasız yazılması zorunludur. Adında bir yazım hatası fark eden dikkatli bir muhatap, itirazın yazarına olan güvenini ve diyaloğu sürdürmeye olan ilgisini kesinlikle kaybedecektir.
Bunun olmasını önlemek için, toplu postalamada bile, göndermeden önce ön yazı metnini düzeltmeyi ihmal etmemelisiniz. Hatalar, karmaşık soyadları yazarken, adres yazarken sonları gizleyebilir. Alıcının statüsünden bağımsız olarak, isim ve soyadı ile başvurmak daha doğrudur, eğer bilinmiyorlarsa, geleneksel olarak tarafsız yapıların kullanılmasına izin verilir: "İyi günler", "Merhaba". Mektubun yazarı ve alıcısı farklı zaman dilimlerinde yaşıyorsa, şu çağrıya izin verilir: "İyi günler", "İyi saatler".
Kendinizin ve başkalarının zamanını takdir edin
E-posta kısa, net ve can sıkıcı veya gereksiz ayrıntılardan yoksun olmalıdır. Bu kalite, elektronik yazışmaların ticari işbirliğinin devamı değil, başlangıcı olduğu durumlarda özellikle önemlidir.
İtirazın ilk paragrafında, yazışma daha önce yapılmadıysa veya uzun bir süre önce kesintiye uğradıysa, yazar kendini tanıtmalıdır. Bunun için en uygun tasarım geleneksel ifadedir: “Business Trade çalışanı Vasily Kuznetsov için endişeleniyorsunuz. Kanal temini için teklifin değerlendirilmesiyle ilgili sohbetimize devam etmek istiyorum” dedi.
Ayrıca, teklifin kendisi mümkün olduğunca kısa ve öz bir şekilde sunulmalı ve genişletilmiş bir bilgi kaynağı olarak mektuba ticari bir teklif eklenmelidir.
Bir cümledeki tüm düşünceler mantıklı bir şekilde paragraflara ayrılmalı, listeler girilmeli, kalın ve altı çizili olarak uygun şekilde kullanılmalıdır, bu da okuyucunun bilgi algısını geliştirir ve konuya girme süresini kısaltır. Tipik olarak, bir e-posta nadiren 3-5 paragraftan fazlasını içerir.
Nihai inşaat
E-postaları, "En iyi dileklerimle, …", "Saygılarımla, …" vb. tarzında bir iş vedası ile bitirmek mantıklıdır. Ama "Her zaman senin, …" gibi veda sözleriyle., mümkün olduğunca dikkatli olmalısınız, çünkü resmi olmayan ton ve aşırı yakınsama alıcı için belirsiz olabilir.
İmzaya iletişim bilgileri eşlik etmelidir. Telefon numaralarını, faksı, temsil edilen kuruluşun resmi web sitesini ve ayrıca yedek bir e-posta adresini belirtmek önemlidir, çünkü alıcı iletişim adresini mektubun kendisinde görür.
Belge hazırlama sürecinde ortaya çıkan düşünceler bir dipnotta resmileştirilmemelidir. Bildiğiniz gibi, yazmak için böyle bir gecikmiş fikirlerin ifadesi sadece kişisel yazışmalarda uygundur. Ve elektronik yazma, itirazın metin içeriğini istediğiniz zaman değiştirmenize olanak tanır. Bir mektupta kullanın P. S. alıcı tarafından olumsuz olarak algılanabilir, bu alıcı tarafından sebepsiz yere değil, muhatabın mektuba uyumlu bir şekilde ek bilgiler eklemek için zaman ayırdığını ve kendisini hızlı bir ek ile sınırlamaya karar verdiğini düşünebilir.
