Acilen bir belgeye ihtiyacınız var ama nereye koyduğunuzu hatırlamıyor musunuz? Ofis hayatınıza düzen getirin, her şeyi numaralı klasörlerde düzenleyin - bu işinizi kolaylaştıracaktır.
Kağıtlarda her şeyi sıraya koyarız
Birkaç belge varsa ve bunlar bir uygulama alanıyla ilgiliyse, hepsini tek bir yere, tercihen bir klasöre koymaları gerekir. Ancak, kural olarak, bir klasör yeterli değildir, bunlardan birkaçı olmalıdır. Örneğin, bir şirketin kurucu belgelerini içeren bir klasör, mektuplar, tedarikçilerle yapılan sözleşmeler vb.
İşletmenin genişlemesi ile klasör sayısı artar. Onlar için bir değil, birkaç rafa ihtiyacınız olabilir. Ardından, kendi belge akışına ve klasörlerine sahip olacak çalışanlar belirir. Yani, düzenin ilk kuralı, belgelerin rafta olması gereken tematik klasörlere dağıtılmasıdır.
Artık sektör yatay ve dikey tepsiler üretiyor. Çok pratiktirler, az yer kaplarlar, masaya iyi otururlar ve yeni mobilya satın alınmasına gerek kalmadan tüm temel ve sık kullanılan belgelerin elinizin altında olmasını sağlarlar.
Kayıt
Çok sayıda belge varsa, onlar için veya birkaçı için özel bir kayıt (kayıt günlüğü) yapabilirsiniz. Örneğin, gelen ve giden belgelerin günlükleri. Kayıt tarihini ve gelen (giden) belge numarasını, kısa içeriğini ve/veya adını ve belgenin nereye gönderildiğini (hangi departmana, hangi görevliye teslim edildiği, hangi klasöre yerleştirildiği vb.)).
Klasörlerin bir kısmı veya tamamı için, çok sayıda belge ve benzer birçok klasör (anlam dahilinde) varsa, her klasörde bir belge kaydına, yani bunların bir listesine, iç içe veya bir şekilde eklenmiş bir belgeye ihtiyacınız olabilir. klasörün ortasında. Her belgeye bir numara atanabilir (daha önce orada değilse) veya kendinizinkini verebilirsiniz. O zaman tüm belgeleri çevirmeniz gerekmeyecek, sadece listelerine bakın ve ardından gerekli numarayı alın.
Belgeleri uygun klasörlere, tepsilere ve raflara yerleştirin, zamanında başlatın ve her şeyi hızlı ve kolay bir şekilde bulacaksınız.
İşyerini düzenli tutmak
İş yeri düzenli tutulmalıdır. Masanızı her gün veya en az birkaç günde bir temizlemeye çalışın. Gerekli belgeleri masanın üzerine bırakabilir, kalanları klasörlere, tepsilere ve raflara koyabilir ve birinden aldıysanız iade edebilirsiniz. Sadece verirseniz, kimin olduğunu iyi hatırlamak ve hatta yazmak daha iyidir.
Ve sonunda. Belgeleri her zaman yerinde olan, kolayca bulunan ve zamanında getirilen, yetkililerle her zaman iyi durumda olan bir kişi. Bunu tüm kalbimizle diliyoruz.
