Protokolden bir alıntı, herhangi bir organizasyonun iş akışının vazgeçilmez bir özelliğidir. Orijinal belgeye benzer bir yasal güce sahip olan alıntı, gerekli tüm ayrıntıları içermelidir. İlgili belgeler hazırlanırken ayrıntılara dikkat edilmelidir.
Kural olarak, tutanaklardan alıntıların yürütülmesi için gereksinimler, her işletmede, iş cirosunun iç kurallarına uygun olarak belirlenir. Ancak, bu belgenin nasıl düzenlenmesi gerektiğine dair genel kabul görmüş normlar vardır.
Tutanaklardan bir alıntı, belirli bir konudaki orijinal belgenin metninin tam bir kopyasıdır. Bu nedenle, toplantı tutanağından bir alıntı, toplantının kaydedildiği yönetim organının adını içermelidir. Kural olarak, bu bilgi belgenin başlığında belirtilir. Burada "Protokol" belge tipi "Protokolden Alıntı" olarak değiştirilmiştir. Bazı durumlarda, belgenin sağ üst köşesinde "Beyan" yazısı verilir.
Ek olarak, orijinalin yasal gücünü korumak için, protokolden alıntı şu bilgileri içermelidir:
- toplantının tarihi, yeri ve saati;
- karar verme yeter sayısının mevcudiyeti hakkında bilgi;
- başkanlık görevlisinin işlevlerini yerine getiren kişi hakkında bilgi;
- sekreterin işlevlerini yerine getiren kişi hakkında bilgi.
Toplantının gündemi, özeti hazırlanan belirli bir konuya indirgenir. Aynı şekilde, üçüncü şahıs meselelerinin tartışılmasıyla ilgili tüm parçalar belgeden hariç tutulmuştur.
Alıntının hazırlandığı gündemde konunun görüşüldüğü sıra numarası, üslubu, tartışmanın seyri ve alınan kararlar aynen verilir.
Sonunda, özet başkan tarafından imzalanır ve mühürle onaylanır. Bunu, "İfade doğru" ("Doğru") doğruluğunu teyit eden gereklilik takip eder ve sekreterin şifre çözme imzası ile imzalanır.
Tutanağın aslı, yetkili bir kişinin mührü ve imzası ile numaralandırılır, dikilir ve onaylanır.
