Çoğu kuruluş, onlarca yıldır saklanan belgelere sahiptir. Menkul kıymetlerinizin kaybolmasını veya kırışmasını önlemek için bunları plastik veya sunta klasörlerde dosyalayın. Bunu yapmadan önce, her sözleşmeye kendi numarasını atadığınızdan emin olun. Bu, gerektiğinde onu bulmayı kolaylaştıracaktır.
Talimatlar
Aşama 1
Doğru sözleşmeyi kolayca bulmak için bir muhasebe defteri yapın. Kalın bir kare defter alın. İlk sayfayı numaralandırın. Güvenliğe bir numara verin ve bu günlüğe yazın. Numara sadece rakamlardan oluşabilir, örneğin 345. Veya harflerden oluşabilir - 123-ID. Buna ek olarak, sözleşmenin imzalandığı tarihi girin. Dergideki satır şu şekilde olmalıdır: 1. 23.03.2011 tarih ve 345-Id No'lu Sözleşme. Notlarda, kurumsal dokümantasyon tarzı gerektiriyorsa işlemin özünü belirtin.
Adım 2
Kuruluşta birden fazla tüzel kişilik olduğunda, her biri için kendi sözleşme yevmiyesini hazırlayın. Tanımlama için geleneksel sembolleri kullanın. Örneğin, LLC "Üç Ayı" belgelerini 456-TM olarak yazın. Ve OJSC "Kurt ve Kırmızı Başlıklı Kız" 876-VKSH'den sözleşmeleri işaretleyin. Rakamlar defterlerde karışıklık olmaması için sırayla geçmelidir.
Aşama 3
Şirketin her bölümü belgelerin yürütülmesi ve onaylanması ile meşgul olsa bile, bir sözleşme muhasebe defteri olmalıdır. Aksi takdirde, şirket faaliyetlerine uyumsuzluk getirecek olan belgelerin sayısı tekrarlanacaktır. Sekretere veya ofis yöneticisine bu günlüğü tutmasını söyleyin. Çalışanlara, kendilerine bir kimlik numarası atanana kadar CEO ile mühür veya imza vermeyin.
