Bir kuruluşta veya işletmede doğru organize edilmiş ofis çalışmaları, belgeleri düzenli tutmanıza ve hareketlerini istediğiniz zaman kontrol etmenize olanak tanır. Şirketinizin faaliyeti sözleşmelerin imzalanmasıyla ilgiliyse, muhasebelerinin uygun bir günlüğünü tutun. İyi tasarlanmış bir dergi, belgelerin ayrıntılarını ve kronolojisini kaydetmeyi mümkün kılacaktır.
Gerekli
- - belgeleri kaydetmek için bir günlük;
- - Kaydedilecek materyaller;
- - dolma kalem;
- - kalem;
- - makas;
- - cetvel;
- - kağıt;
- - İş Parçacığı;
- - iğne;
- - zamk.
Talimatlar
Aşama 1
Bir kayıt defteri tutmak için uygun bir form bulun. Aynı zamanda, organizasyonun acil ihtiyaçlarından ve ofis işlerinin özelliklerinden ilerleyin. Son zamanlarda, elektronik belge muhasebesi biçimleri daha yaygın hale geldi, ancak yöneticileri onlarla tanıştırırken her zaman uygun değiller. En basit durumda, standart geniş formatlı bir not defterinde bir muhasebe günlüğü hazırlayabilirsiniz.
Adım 2
Her sayfanın altına veya üstüne sıralı sayılar koyarak derginin sayfalarını numaralandırın. Tüm sayfa bloğunu güçlü bir iplikle dikin, uçları derginin son sayfasını geçecek şekilde yönlendirin. Kitabın kaç sayfa içerdiğini küçük bir kağıda yazın. Bu etiketi üst üste son sayfaya yapıştırın, altındaki ipliğin uçlarını bir düğümle bağlayın. Tutkal kuruduğunda, belgelerin mührünü ve dergiyi çıkaran kişinin imzasını buraya yapıştırın.
Aşama 3
Başlık sayfanızı tasarlamaya başlayın. Derginin adını derginin önüne yazın, örneğin "Sözleşme günlüğü". Açıklamaya kuruluşun (şirketin) adını ve ana ayrıntılarını ekleyin. Derginin başlangıç ve bitiş tarihleri için iki satır bırakın. Tüm bu bilgiler elle girilemez, ancak bir yazıcıda önceden basılmış ve daha sonra derginin kapağına düzgün bir şekilde yapıştırılmıştır.
4. Adım
Kaydedilecek belgelerin tam bir açıklaması için derginin çalışma sayfalarını gerektiği kadar sütuna bölün. Seri numarası, belgenin alındığı tarih, sözleşmenin imzalanması, siparişin serbest bırakılması vb. için sütunlar sağladığınızdan emin olun. Belgenin özünün ve ana içeriğinin kısa bir açıklaması için ayrı bir sütun bırakın. Ayrıca, yürütme için belgeyi alan kişinin imzası için bir yer sağlayın.
Adım 5
Gerekirse, dergiyi ofise (sekretaryaya) uygun numarayı ve diğer detayları atayarak kaydedin. Kayıt prosedüründen sonra, muhasebe günlüğü amaçlanan amacı için kullanılabilir.
