Kuruluşunuz tarafından kendisine karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesi mümkün değilse, teslim edilen mallar için para transfer etmemişse ve yeni ürün yelpazesi hakkında bilgi verilmesi gerekiyorsa, müşteriye bir mektup yazılır.
Talimatlar
Aşama 1
Mektubunuza, müşterinin kuruluşunu temsil eden birine sorarak başlayın. Mektubun bu bölümünde "Sevgili Ivan Andreevich", "Bay Remizov" gibi nezaket ifadeleri uygundur. Müşteri şirkette, ilişki kurulan belirli bir kişi yoksa, "Sayın Baylar" ile iletişime geçin.
Adım 2
Kendinizi kuruluşunuzun adıyla tanıtın. Standart ifadeler kullanın, örneğin, "MontazhSpetsStroy LLC size olan saygımızı ifade etmek istiyor ve kuruluşunuzun refahını diliyoruz." Bu, müşterinizi ana metni okuyarak yönlendirmenize izin verecek, mektubun muhatabının kim olduğu konusunda bulmaca yapmayacaktır.
Aşama 3
Mektubun nedenini formüle edin. Yazının şekli ve mesajın içeriği buna bağlıdır. Bir müşteriye mektup yazmanın en yaygın nedeni, teslim edilen mallar veya verilen hizmetler için ödeme yapılmamasıdır. Bu durumda, sözleşmenin ilgili maddesine bakın, müşterinin faturayı belirli bir süre içinde ödemekle sorumlu olduğunu belirtin. Bu konuyla ilgili ilk mektubunuz değilse, tedarik sözleşmesinin X maddesinde belirtilen yükümlülüklerin yerine getirilmemesi nedeniyle müşterinin sorumluluğuna itiraz edin. Faturaların ödenmemesi durumunda mahkemeye gitmeniz gerekeceğini lütfen unutmayın.
4. Adım
Mektubun yazılma nedeni, sözleşmede belirtilen şartlar dahilinde malları kendisine teslim edememekse müşteriden özür dileyin. Teslimat süresini neden kaçırdığınızı açıklamaya çalışmayın, müşteri bununla ilgilenmiyor, kuruluşunuzun sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini ne kadar sürede yerine getirebileceğini ona bildirmek daha iyidir. Mektubun sonunda "Anlayışınız için teşekkür ederiz", "Daha fazla işbirliği yapmayı umuyoruz" ifadelerini kullanın.
Adım 5
Ortağınız değişen ürün yelpazesinden haberdar değilse, şirketinizin sunduğu yeni ürün grubu hakkında müşteriyi bilgilendirin. Böyle bir mektupta, müşterinin düzenli bir müşteri olarak yeni tedarik sözleşmeleri düzenlerken alacağı indirimlerin belirtilmesi arzu edilir.
6. Adım
Mektubun sonunda abone olun. Müşterinin kuruluşunuzla nasıl iletişim kuracağını bilmesi için iletişim bilgilerinizi bırakın. Organizasyon ve onu temsil eden kişi için en iyisini diliyorum.
