İş görgü kuralları, iş arkadaşlarından ve ortaklardan gelen cevapsız mektup bırakmamayı gerektirir. Resmi yazışmalarda özel bir rol onay mektubuna aittir. Bu belge, ön anlaşmaları, herhangi bir bilgiyi alma ve iletme gerçeklerini, belirli bir etkinliğe katılma arzusunu vb. Her bir onay mektubu türü için iyi yapılandırılmış anahtar ifadeler vardır.
Talimatlar
Aşama 1
Onay mektubu yazmak için standart bir A4 formu hazırlayın. Sol üst köşeye, kuruluşunuzla ilgili bilgileri yerleştirdiğinizden emin olun: tam ad, posta kodlu yasal adres, iletişim numaraları, birincil eyalet kayıt numarası (OGRN) ve diğer bilgiler. Sağ üst köşede, muhatabın verilerini belirtin: alıcı kuruluşun adı, pozisyonu, soyadı ve onay mektubunun gönderildiği kişinin adının baş harfleri, tam posta adresi.
Adım 2
E-postanızın başlığını formüle edin. Bu, alıcının onu tanımlamasını ve kuruluşunuzun arşivlerinde düzenlemeyi kolaylaştıracaktır. Başlık kısa ve bilgilendirici olmalıdır, örneğin: “LLC“NNN”den bir tedarik sözleşmesi alındığında veya“02.02.2002 seminerine katılımın onaylanması üzerine”. Kuruluşunuzun ayrıntılarının altına soldaki başlığı yazın.
Aşama 3
Başlıktan 2-3 satır uzaklaşın ve muhataba bir mesaj yazın. İş ortaklarına standart resmi adres biçimini kullanın: "Sevgili İvan İvanoviç!" veya "Sevgili Bay İvanov!"
4. Adım
Onay mektubunun ana bölümünde, kuruluşunuzun muhataptan herhangi bir belge, mal, hizmet aldığı gerçeğini kısaca açıklayın. İfadeler özlü olmalı ve 1-2 cümleyi geçmemelidir: "AAA LLC, 12.02.2011 tarih ve 34 sayılı tedarik sözleşmesinin 2 (iki) nüshasını aldığını onaylar".
Adım 5
Mektup daha önce varılan anlaşmaları onaylıyorsa, özlerini kısaca açıklamanız gerekir. Örneğin, işletmelerin genel müdürleri arasında 29 Ocak 2010'daki müzakereler sırasında elde edilen karşılıklı yarara dayalı işbirliği niyetlerini ifade ettikleri bir görüşme gerçekleşti. Lütfen bir anlaşma yapmak için gerekli belgeleri gönderin."
6. Adım
Onay mektubunu, uzun vadeli işbirliği için şükran ve umudu ifade eden bir ifadeyle bitirin. Gerekirse, ek bilgi veya belgeleri mektubun sonunda da talep edebilirsiniz: "23 Mayıs 2008 tarihinde çevre sorunları konulu seminere katılımımızı onaylıyoruz. Lütfen katılımcı anketini adresimize gönderiniz."
7. Adım
Mektubu iki nüsha olarak yazdırın ve kuruluşun başkanı ile imzalayın. Bir kopyasını muhataba postayla göndereceksiniz, ikincisi - depolama için kendi arşivinize koyun.
