Belgelerin kaydı, belirli bir belge gönderildiğinde, alındığında, oluşturulduğunda ilgili kimlik bilgilerinin sabitlenmesinde ifade edilen bir süreçtir. Şu anda, günlük, kart ve otomatik belge kayıt formları kullanılmaktadır.
Belgelerin dahili kaydı, herhangi bir devlet veya belediye organının, kurumun, ticari kuruluşun veya bireysel girişimcinin faaliyetlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Pratikte, bu süreç, belge hakkındaki temel bilgileri dahili kayıt için kullanılan özel bir formatta sabitlemeye dayanır.
Bu durumda, yalnızca gelen ve giden belgeler genellikle iç kayıtlara değil, aynı zamanda kuruluşun kendisinde oluşturulan belgelere de (örneğin, karşı taraflarla yapılan sözleşmeler) tabidir. Belgeleri kaydetme sorumlulukları genellikle bir sekretere veya memura verilir; büyük kuruluşlarda, bu süreci optimize etmek için tüm departmanlar oluşturulur.
Belgelerin dahili kayıt şekilleri nelerdir?
Belgelerin dahili tescilinin en yaygın şekli hala yevmiye kaydıdır. Bu durumda, belgelerle ilgili bilgiler, birkaç sütuna bölünmüş özel bir dergiye girilir. Belgenin alındığı, gönderildiği veya oluşturulduğu tarih, kayıt numarası, adı ve kısa açıklamasının kaydedildiğinden emin olun.
Alternatif bir form, her belgeyle ilgili bilgilerin ayrı bir karta girildiği, doldurma kurallarının önceden onaylandığı belgelerin kart kaydıdır. Son olarak, en ilerici biçim, evrak işlerini en aza indiren otomatik belge kaydı olarak kabul edilir.
Organizasyon için en uygun form nedir?
Belgelerin dahili kaydının günlük formu, ilgili prosedürlerin uygulanmasından bir uzmanın sorumlu olduğu küçük kuruluşlarda etkin bir şekilde kullanılabilir. Bu formun dezavantajı, birkaç çalışanın aynı anda belgelerin kaydı üzerinde çalışmasının mümkün olmamasıdır, bu nedenle büyük şirketler için uygun değildir. Ek olarak, birkaç belge kaydı dergisinin varlığında (örneğin, farklı departmanlarda), kayıt verileriyle genellikle kafa karışıklığı ortaya çıkar.
Bu dezavantajların üstesinden, herhangi bir sayıda belge hakkında hızlı ve verimli bir şekilde bilgi kaydetmenizi sağlayan dahili kayıt kartı formu kullanılarak gelinir. Şirketin amacı evrak işlerini en aza indirmekse, özel yazılım gerektiren otomatik bir dahili kayıt formunun kullanılması önerilir.
