İsimlendirme, arşivi oluşturan ve belirli bir kuruluşta yeni açılan, sisteme getirilen tüm vakaların listesidir. Davanın dizinini, adını, depolamasının belirlenmiş şartlarını belirtmelidir.
isimlendirme çeşitleri
Ofis işlerinde üç ana tip isimlendirme vardır: standart, yaklaşık ve bireysel. Standart, federal yasa tarafından belirlenir ve aynı tür organizasyonlarda isimlendirmenin hazırlanması için bir model görevi görür. Yaklaşık isimlendirme, kesinlikle normalleştirilmiş vaka sayısını içermez. Dizinleriyle açılması önerilen vakaların bir listesini içerir. Yukarıdaki isimlendirme türleri, devlet ve belediye kurum ve kuruluşlarında hazırlanmıştır. Yasal belgeler, raporlama türleri, çalışma planları vb. bazında özel kuruluşların çalışanları. bireysel bir vaka listesi geliştirilmektedir. İşletmenin oluşturulmuş vakalarının tüm hacmini içerir.
İsimlendirmeyi derleme prosedürü
Her yıl, eskisine dayanarak, yeni bir dava isimlendirmesi hazırlanır. Ayrıca, tüm belgeler revizyona tabidir. İsimlendirmenin önemli bir bileşeni, davanın raf ömrüdür. Bu temelde, geçici, uzun süreli ve kalıcı depolama durumları ayırt edilir. Geçici depolama dosyalarının süresi on yıldan az, uzun süreli depolama on yıldan fazladır. Depolama süresi dolmuş belgelerle ilgili olarak, belgenin seri numarasını, adını, oluşturulma yılını, yaprak sayısını ve açıkça sağlanan diğer bilgileri gösteren bir envanter düzenlenir. Envanter düzenlendikten sonra bu belgeler imhaya tabidir.
Yapısal olarak, isimlendirme bölümler, alt bölümler ile temsil edilir. Ancak bu bölünme, devlet kurumları ve kurumları için tipiktir. Özel kuruluşlarda, bu bölünme koşulludur ve güç ve tabiiyet ilişkisini yansıtmaktan ziyade faaliyetlerinin ana alanlarını vurgular.
İsimlendirme tablosu beş sütundan oluşur: birincisi davanın dizinini, ikincisi - davanın adını, üçüncüsü - sayfa sayısını (geçerli yılın sonunda belirtilir), dördüncüsü - saklama süresini içerir. düzenleyici yasal düzenlemelerle oluşturulan, beşinci - davanın açılmasına ilişkin notlar, imha amacıyla envantere dahil edilmesi vb.
İsimlendirmede yer alan uzun süreli ve kalıcı depolama durumu iki yüz elli sayfayı geçmemelidir. Köy sayısı normu aşarsa, davayı ikiye veya daha fazlasına bölmeniz tavsiye edilir.
Derlenmiş vaka isimlendirmesi, arşiv departmanı ile kararlaştırılmalı ve kuruluş başkanı tarafından imzalanmalıdır.
